Regnskap for sameie

Regnskapet i et eierseksjonssameie er et av de områdene der styrer oftest gjør for lite eller for mye. Noen fører et fullt regnskap med noter i et sameie på seks seksjoner, der en ryddig oppstilling hadde holdt. Andre driver et sameie på tjue seksjoner med et Excel-ark og en bankutskrift, og oppdager først når noen krever innsyn at det ikke tilfredsstiller kravene.

Denne guiden går gjennom hvor grensen faktisk går, hva regnskapet skal inneholde, hvordan året henger sammen, og hva det koster å sette bort. Skal dere hente inn priser, kan dere få tilbud fra inntil tre regnskapsførere.

Sameiet er ikke det samme som et borettslag

Forskjellen er verdt å ha klart for seg, fordi den styrer nesten alt annet.

I et eierseksjonssameie eier du din egen seksjon med eget grunnboksblad og egen finansiering. Banken din har pant i din leilighet, ikke i bygget som helhet. Sameiet som sådan har derfor sjelden stor fellesgjeld.

I et borettslag eier laget bygningen, og du eier en andel som gir bruksrett. Fellesgjelden ligger på laget. Vi har skrevet om det i regnskap for borettslag.

Regnskapsmessig betyr det at sameieregnskapet stort sett handler om felleskostnader inn og driftskostnader ut — uten den store lånehåndteringen som preger borettslagene.

Hvor går grensen for regnskapsplikt?

Eierseksjonsloven skiller mellom store og små sameier, og skillet går ved ni seksjoner.

Å ha «færre enn ni seksjoner» er altså ikke det samme som å slippe regnskap. Styret har uansett plikt til å holde orden på pengene og kunne dokumentere hva de er brukt til. Forskjellen er formatet: et lite sameie kan levere en oversiktlig oppstilling over inntekter, kostnader og bankbeholdning, mens et stort sameie skal levere et regnskap etter regnskapslovens regler.

Et praktisk råd til sameier som ligger rundt grensen: vedtektene kan pålegge strengere krav enn loven, og mange sameier har vedtektsfestet revisjon selv om de er små. Sjekk deres egne vedtekter før dere konkluderer. Terskelverdier og lovhenvisninger justeres dessuten over tid — er saken viktig, bekreft mot gjeldende lovtekst.

Hva regnskapet skal inneholde

Inntektene i et sameie er nesten alltid de samme:

• Felleskostnader fordelt etter sameiebrøk, med mindre annen fordelingsnøkkel er vedtektsfestet
• Leieinntekter fra parkering, boder eller næringsseksjoner
• Renteinntekter på sameiets konto

Kostnadene varierer mer:

• Kommunale avgifter, forsikring, strøm og oppvarming av fellesarealer
• Renhold, snømåking, heisservice og annen løpende drift
• Vedlikehold av tak, fasade, rør og fellesarealer
• Honorar til styret, forretningsfører, regnskapsfører og eventuell revisor
• Avsetning til vedlikeholdsfond, hvis årsmøtet har vedtatt det

En detalj som ofte føres feil: fordelingsnøkkelen. Hovedregelen er fordeling etter sameiebrøk, men enkelte kostnader kan være vedtektsfestet fordelt likt per seksjon, eller etter faktisk forbruk. Fører man alt etter brøk når vedtektene sier noe annet, får noen seksjonseiere en regning de kan bestride — og da må hele fordelingen gjøres om.

Vedlikeholdsfond og hva det gjør med regnskapet

De fleste velfungerende sameier setter av penger til framtidig vedlikehold. Regnskapsmessig er dette ikke en kostnad når pengene settes av — det er en disponering av opptjent egenkapital, eller rett og slett oppspart likviditet på konto. Kostnaden kommer først når arbeidet faktisk utføres.

Dette er en vanlig kilde til misforståelse på årsmøtet: sameiet har 900 000 kr på bok og et regnskapsmessig overskudd, og noen spør hvorfor felleskostnadene ikke settes ned. Svaret er som regel at fasaden skal males om fire år. En kort note eller et avsnitt i årsberetningen som forklarer hva oppsparingen er øremerket til, forebygger den diskusjonen.

Skillet mellom vedlikehold og påkostning gjelder også her. Å male fasaden i samme utførelse er vedlikehold og kostnadsføres. Å etterisolere samtidig hever standarden, og den delen kan aktiveres i balansen og avskrives over levetiden. Vurderingen bør dokumenteres når arbeidet gjøres, ikke rekonstrueres to år senere.

Året i et sameie

1. Løpende: felleskostnader faktureres, leverandørfakturaer bokføres, bankkonto avstemmes månedlig. 2. Ved årsskiftet: periodisering av kostnader som gjelder året, men faktureres etterskuddsvis. Avstemming av utestående felleskostnader. 3. Januar–mars: årsregnskapet settes opp sammen med styrets beretning og forslag til budsjett. 4. Før årsmøtet: revisor gjennomgår, der sameiet har revisor. 5. Årsmøtet: ordinært årsmøte behandler og godkjenner årsregnskapet, normalt innen utgangen av juni. 6. Etter årsmøtet: vedtatt budsjett danner grunnlaget for neste års felleskostnader.

Har sameiet ansatte?

Mange sameier kjøper vaktmestertjenester fra et firma, og da er det en helt ordinær leverandørfaktura. Men noen ansetter en vaktmester direkte, eller betaler styrehonorar av en viss størrelse — og da blir sameiet arbeidsgiver med alt det innebærer.

Det utløser plikt til å kjøre lønn, trekke skatt, beregne arbeidsgiveravgift, sette av feriepenger og levere a-melding hver måned. Styrehonorar er skattepliktig og skal rapporteres selv om beløpet er beskjedent. Dette er den enkeltfeilen jeg ser oftest i sameier som fører regnskapet selv: honoraret utbetales som et rent bankuttak, uten rapportering.

Er dette aktuelt, er det som regel både billigere og tryggere å sette bort lønnsdelen. Se lønnstjenester for hva det omfatter.

Hva koster det å sette bort?

Spennet er reelt og avhenger mest av bilagsmengde, om det finnes næringsseksjoner, og om sameiet har ansatte. Be om pris basert på antall seksjoner og faktisk omfang framfor en generell timepris. Nivået generelt finner du i prisguiden.

Kan styret føre det selv?

I et lite sameie uten ansatte, med tjue–tretti bilag i året og en oversiktlig bankkonto, er svaret ofte ja. Bruk et enkelt regnskapsprogram framfor et regneark — det gir automatisk bankavstemming og et etterprøvbart spor, som er nettopp det loven ber om.

Fire situasjoner taler for å sette det bort likevel: sameiet har passert ni seksjoner, det har ansatte eller betaler styrehonorar, det er næringsseksjoner involvert, eller det er uenighet i sameiet. Det siste undervurderes. Når det først er konflikt om penger, er et regnskap ført av en uavhengig tredjepart verdt langt mer enn de kronene det koster.

Ofte stilte spørsmål

Må et sameie ha revisor?

Sameier med ni seksjoner eller flere skal normalt ha revisor. Mindre sameier har som hovedregel ikke plikt til det, men kan ha vedtektsfestet revisjon, og årsmøtet kan velge å ha revisor uansett. Sjekk vedtektene deres, og bekreft gjeldende terskel mot lovteksten hvis det er avgjørende for beslutningen.

Hvem har ansvaret for regnskapet i et sameie?

Styret. Det gjelder også når sameiet bruker forretningsfører eller ekstern regnskapsfører — arbeidet er satt bort, ansvaret er det ikke. Styret skal sørge for at regnskapet føres, legges fram for årsmøtet og kan dokumenteres i ettertid.

Hvordan fordeles felleskostnadene?

Hovedregelen er fordeling etter sameiebrøk. Vedtektene kan fastsette en annen nøkkel for bestemte kostnader, for eksempel likt per seksjon for trappevask eller etter faktisk forbruk for varmtvann. Regnskapet må følge den nøkkelen som faktisk er vedtatt, ikke den som er mest praktisk.

Er sameiet skattepliktig?

Et eierseksjonssameie som forvalter boligeiendom for seksjonseierne, er normalt ikke skattepliktig for denne virksomheten — beskatningen skjer hos den enkelte seksjonseier. Har sameiet inntekter fra næringsvirksomhet eller utleie til andre enn seksjonseierne, kan bildet være et annet, og da bør det avklares konkret.

Må et lite sameie føre regnskap i det hele tatt?

Ja. Selv under ni seksjoner skal styret sørge for ordentlig og etterprøvbar regnskapsførsel. Kravet til form er lempeligere, men enhver seksjonseier kan be om innsyn, og styret må kunne vise hva pengene er brukt til. En bankutskrift alene er ikke et regnskap.

Trenger sameiet en regnskapsfører? Få tilbud fra inntil tre og sammenlign på likt grunnlag.