Regnskapsfører som bruker Fiken

Fiken er bygget rundt én idé: at den som driver bedriften skal forstå sitt eget regnskap. Det gjør programmet særlig godt egnet for:

• Frilansere og konsulenter med ENK som sender noen fakturaer i måneden og har oversiktlige kostnader.
• Håndverkere og enkeltmannsbedrifter uten ansatte, der bilagene stort sett er materialkjøp, drivstoff og verktøy.
• Små aksjeselskap med én til noen få ansatte og enkel drift.
• Nystartede som går fra hobby til næring og trenger å komme skikkelig i gang uten å lære seg debet og kredit først.

Den typiske Fiken-brukeren gjør det løpende arbeidet selv og henter inn en regnskapsfører til det som er vanskelig eller har frist. Har du derimot mange ansatte, prosjektregnskap, lager eller flere selskap, er du sannsynligvis utenfor det Fiken er laget for.

For et ENK dekker Fiken hele det praktiske løpet, og det er verdt å vite hvordan bitene henger sammen.

Faktura. Du oppretter kunde, sender faktura og følger opp betaling. Inntekten bokføres samtidig, så du slipper å registrere den to ganger.

Bilag. Kvitteringer tas som bilde, og leverandørfakturaer kan sendes inn til bedriften din. Mangler dokumentasjonen, står fradraget svakt — det er den vanligste kilden til trøbbel ved kontroll.

Bank. Kobler du banken, foreslår Fiken match mellom transaksjon og bilag. Uten bankkobling må du avstemme manuelt, og feilraten stiger merkbart.

Mva. Mva blir først aktuelt når du passerer beløpsgrensen for registrering i Merverdiavgiftsregisteret. Terskelverdier og frister styres av regelverket, ikke av programmet — sjekk gjeldende krav hos Skatteetaten.

Årsslutt. For ENK ender året i næringsspesifikasjonen som følger din personlige skattemelding. Fiken hjelper deg med tallgrunnlaget, men ansvaret for at det er riktig, er ditt.

Programmet er enkelt, men regnskapsreglene er det ikke. Dette er feilene en regnskapsfører oftest rydder opp i:

• Privatuttak bokført som kostnad. I et ENK er ikke pengene du tar ut lønn, og det er ikke fradragsberettiget.
• Manuell føring i tillegg til bankkobling, som gir dobbeltregistrerte inntekter eller kostnader.
• Feil mva-behandling på kjøp fra utlandet, der reglene om beregning på egen hånd ofte blir oversett.
• Hele bilkostnaden ført i næringen uten å skille privat bruk.
• Bevertning og representasjon ført som ordinær kostnad, uten dokumentasjon på hvem og hvorfor.
• Manglende mva-melding for terminer uten omsetning — plikten forsvinner ikke selv om beløpet er null.

Ingen av disse skyldes at Fiken er dårlig. De skyldes at bokføring har regler som ikke er synlige i grensesnittet — programmet kan vise deg hvor du skal skrive tallet, men ikke avgjøre om tallet hører hjemme i næringen.

Det praktiske rådet er å be om en gjennomgang etter de tre første månedene, ikke etter tolv. Da er feilmønsteret ditt allerede etablert, men fortsatt billig å rette. Venter du til årsoppgjøret, betaler du for at noen skal reversere et helt års vaner.

• Conta ligger nærmest i ånd: enkelt og rimelig, med fakturering som styrke. Trenger du hovedsakelig å sende faktura, er forskjellen liten. Trenger du mer helhetlig veiledning gjennom bokføringen, oppleves Fiken ofte som mer gjennomarbeidet.
• Tripletex er et helt annet dyr: bredere, dyrere og bygget for ansatte, timer og prosjekt. Riktig valg når driften blir sammensatt, overkill før det.
• Visma eAccounting ligger i mellomsjiktet og er del av et større økosystem, noe som gir en tydeligere vei videre hvis du planlegger å vokse inn i tyngre systemer.
• PowerOffice Go er relevant først når et regnskapsbyrå skal ta hovedansvaret for alt.

Hovedspørsmålet er ikke hvilket program som er best, men hvor mye av regnskapet du selv skal gjøre. Fiken er svaret når svaret er «mest mulig, men ikke alt».

Signalene kommer som regel gradvis. Det er verdt å reagere på dem før årsoppgjøret:

• Du har fått flere ansatte med variabel lønn, fravær og refusjoner.
• Du trenger prosjektregnskap for å se hvilke oppdrag som er lønnsomme.
• Du har fått lager eller varetelling som må håndteres.
• Bilagsmengden er så stor at manuell håndtering tar timer hver uke.
• Flere personer skal ha ulike tilganger, med attestering og godkjenningsflyt.
• Du har etablert flere selskap som skal ses i sammenheng.

Å vokse ut av Fiken er ikke et nederlag — det er et tegn på at bedriften er blitt større enn verktøyet. En regnskapsfører som ikke selger programvare selv, er den beste sparringspartneren for å vurdere om du faktisk har passert grensen eller bare har hatt en travel måned.

Fiken-brukere kjøper sjelden full regnskapsføring. Tre modeller går igjen:

1. Årsoppgjør alene. Du fører alt selv, og regnskapsføreren tar sluttoppgjøret og innsendingen. Billigst, men også den modellen der feil får stå lengst før noen oppdager dem.

2. Periodisk kontroll. Regnskapsføreren ser over kvartalsvis eller per mva-termin, retter kontering og godkjenner innsending. For de fleste er dette den beste balansen mellom pris og trygghet.

3. Full føring. Byrået gjør alt i din Fiken-konto, og du sender bare inn bilag.

Veiledende markedspriser: årsoppgjør for ENK ligger typisk på 3 000–6 000 kr, for AS på 6 000–12 000 kr, løpende bokføring på 1 100–3 750 kr per måned, og rådgivning på 800–1 500 kr timen. Alle beløp er veiledende spenn.

Regnskapsdataene er dine, uansett hvilket program de ligger i. To ting er likevel verdt å planlegge.

Eksport før oppsigelse. Ta ut saldobalanse, hovedbok, reskontro og bilagsdokumentasjon mens abonnementet fortsatt er aktivt. Å be om utlevering etter at kontoen er avsluttet er alltid tyngre.

Oppbevaringsplikt. Regnskapsmateriale må oppbevares i flere år etter regnskapsårets slutt, uavhengig av om du fortsatt bruker programmet eller driver bedriften. Kravene følger av bokføringsregelverket — sjekk gjeldende oppbevaringstid hos Skatteetaten.

Tilgangsstyring. Gi regnskapsføreren en egen bruker i stedet for å dele din egen innlogging. Da ser du hvem som har gjort hva, og du kan fjerne tilgangen den dagen samarbeidet avsluttes — uten å måtte bytte passord på alt.