Regnskap for borettslag

Regnskapet i et borettslag skiller seg fra et vanlig bedriftsregnskap på ett avgjørende punkt: laget driver ikke for å tjene penger, men for å forvalte en felles eiendom på vegne av andelseierne. Inntektene er i hovedsak felleskostnader fra beboerne, den største kostnaden er ofte renter og avdrag på fellesgjeld, og «kunden» sitter i salen når regnskapet skal godkjennes. Det gjør regnskapsføringen mindre komplisert rent teknisk, men mer krevende å kommunisere — fordi den skal forstås av naboer, ikke av revisorer.

Denne guiden går gjennom hvilke plikter laget faktisk har, hvordan året henger sammen, hva som er de vanligste feilene, og hva det koster å sette bort. Skal dere hente inn tilbud, kan dere få pris fra inntil tre regnskapsførere.

Borettslaget er et eget rettssubjekt

Et borettslag er en egen juridisk enhet, registrert i Foretaksregisteret med eget organisasjonsnummer. Andelseierne eier en andel i laget, og andelen gir bruksrett til en bestemt bolig. Det er laget — ikke den enkelte beboeren — som eier bygningen, tar opp fellesgjeld og inngår avtaler.

Dette har tre praktiske konsekvenser for regnskapet:

• Laget har regnskapsplikt. Det skal føres et fullstendig regnskap med resultat og balanse, ikke bare en oversikt over inn og ut.
• Laget skal ha revisor. Til forskjell fra små aksjeselskaper kan et borettslag ikke velge bort revisjon fordi det er lite. Kravet følger av borettslagslovgivningen og gjelder uansett størrelse.
• Styret har ansvaret. Selv om laget bruker forretningsfører og ekstern regnskapsfører, er det styret som er ansvarlig for at regnskapet er ført og lagt fram.

Det siste punktet er verdt å ta inn over seg hvis du sitter i et styre. Å sette bort arbeidet flytter oppgaven, ikke ansvaret.

Forretningsfører og regnskapsfører er ikke det samme

Dette forveksles nesten alltid, og det er en av grunnene til at styrer kjøper mer enn de trenger — eller mindre.

I store borettslag er forretningsførsel og regnskap ofte samme avtale hos et boligbyggelag. I mindre lag er det ganske vanlig å ha en lokal regnskapsfører på selve regnskapet, mens styret tar innkreving og beboerkontakt selv. Den siste modellen er billigere, men forutsetter at noen i styret faktisk har tid.

Hva som skal med i regnskapet

Inntektssiden i et borettslag er som regel enkel og forutsigbar:

• Felleskostnader fra andelseierne, som er hovedinntekten
• Leieinntekter fra eventuelle næringslokaler, garasjeplasser eller antenneplass på taket
• Renteinntekter på lagets bankinnskudd

Kostnadssiden er der det meste skjer:

• Renter og avdrag på fellesgjeld — merk at bare rentene er en kostnad i resultatregnskapet. Avdragene reduserer gjelden i balansen og skal ikke kostnadsføres.
• Kommunale avgifter, forsikring, strøm til fellesarealer
• Vedlikehold — løpende drift kostnadsføres, mens større påkostninger som hever standarden kan aktiveres i balansen og avskrives over levetiden
• Honorarer til styret, forretningsfører, regnskapsfører og revisor
• Lønn hvis laget har vaktmester eller andre ansatte, med feriepenger og arbeidsgiveravgift i tillegg

Skillet mellom vedlikehold og påkostning er den enkeltvurderingen som får størst utslag på resultatet. Å skifte ut et tak med tilsvarende standard er vedlikehold. Å etterisolere og legge nytt tak av bedre kvalitet er delvis påkostning. Vurderingen skal dokumenteres, ikke gjettes.

Året i et borettslag

1. Løpende gjennom året: felleskostnader faktureres og bokføres månedlig, leverandørfakturaer registreres, bank avstemmes. 2. Ved årsskiftet: periodisering av kostnader som gjelder året, men faktureres senere. Avstemming av fellesgjeld mot lånesaldo fra banken. 3. Januar–mars: årsregnskap med noter settes opp, sammen med styrets årsberetning. 4. Før generalforsamlingen: revisor går gjennom og avgir revisjonsberetning. 5. Innen seks måneder etter regnskapsårets slutt: ordinær generalforsamling behandler og godkjenner årsregnskapet. Med kalenderår som regnskapsår betyr det senest 30. juni. 6. Etter generalforsamlingen: vedtatt budsjett danner grunnlaget for neste års felleskostnader.

Mange styrer undervurderer punkt 3 og 4. Revisor trenger tid, og et regnskap som først er ferdig i mai gir et hastverkspreget årsoppgjør rett før fristen.

Budsjettet er viktigere enn regnskapet

Regnskapet forteller hva som skjedde. Budsjettet bestemmer hva beboerne skal betale — og det er der styret faktisk har innflytelse. Tre ting bør et borettslagsbudsjett alltid ta høyde for:

Renteendringer. Har laget stor fellesgjeld med flytende rente, kan et rentehopp på ett prosentpoeng spise opp hele marginen. Legg inn et påslag framfor å budsjettere med dagens rente.

Vedlikeholdsetterslep. Bygg forfaller jevnt, men kostnadene kommer i klumper. Et borettslag som holder felleskostnadene kunstig lave i ti år, ender med en sak om ekstraordinær innkreving eller ny fellesgjeld.

Restanser. Noen betaler ikke i tide. Et budsjett som forutsetter hundre prosent innbetaling, er optimistisk.

Fem feil som går igjen

Avdrag ført som kostnad. Klassikeren. Resultatet blir kraftig undervurdert, og beboerne tror laget går i minus når det egentlig nedbetaler gjeld.

Manglende periodisering. Forsikringspremie eller kommunale avgifter som gjelder neste år, men betales i desember, hører hjemme i neste års regnskap.

IN-ordningen håndteres feil. Har laget individuell nedbetaling av fellesgjeld, må innbetalinger fra den enkelte andelseier holdes fra hverandre og avstemmes mot lånet. Blandes dette sammen med ordinære felleskostnader, blir både balansen og den enkeltes gjeldsandel feil.

Bilag som mangler. Kontantutlegg fra styremedlemmer uten kvittering er både et bokføringsproblem og et tillitsproblem på generalforsamlingen.

Styrehonorar uten lønnsrapportering. Honorar til styremedlemmer er skattepliktig og skal rapporteres i a-meldingen. Dette glipper overraskende ofte i små lag.

Hva koster det?

Prisen avhenger mest av antall andeler og hvor mye laget setter bort. Veiledende nivåer i markedet:

Tallene er veiledende, og spennet er reelt: et lag med næringslokaler, ansatt vaktmester og IN-ordning er vesentlig mer arbeid enn et lag på tolv andeler uten fellesgjeld. Be alltid om pris basert på antall andeler og hva som faktisk skal utføres, ikke en generell timepris. Vil dere regne på nivået først, ligger et anslag i priskalkulatoren.

Bør styret føre regnskapet selv?

Det går an i små lag med få bilag og ingen ansatte, særlig hvis noen i styret har regnskapsbakgrunn. Men tre forhold taler mot:

Revisor skal uansett inn, og en revisor som må rydde i et selvført regnskap fakturerer for oppryddingen. Styret byttes ut med jevne mellomrom, og kompetansen forsvinner ut døra sammen med kassereren. Og ansvaret ligger hos styret personlig — det er ubehagelig å stå i hvis noe har gått galt over flere år.

For de fleste lag over ti–femten andeler er ekstern regnskapsføring den billigste løsningen når man regner med tidsbruk og risiko.

Ofte stilte spørsmål

Må et borettslag ha revisor?

Ja. Til forskjell fra små aksjeselskaper, som kan velge bort revisjon under gitte terskelverdier, skal borettslag ha revisor uavhengig av størrelse. Det følger av borettslagslovgivningen, og det er generalforsamlingen som velger revisor.

Er borettslaget skattepliktig?

Et borettslag som i hovedsak brukes til boligformål, er normalt ikke skattepliktig for denne virksomheten — beskatningen skjer hos den enkelte andelseier. Har laget betydelige inntekter fra næringslokaler eller annen virksomhet, kan bildet være et annet. Sjekk konkret med regnskapsfører eller Skatteetaten framfor å anta.

Når må årsregnskapet være ferdig?

Ordinær generalforsamling skal behandle årsregnskapet innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. Med kalenderår som regnskapsår er fristen 30. juni. I praksis må regnskapet være ferdig og revidert flere uker før, siden innkalling og saksdokumenter skal sendes ut i forkant.

Skal avdrag på fellesgjeld føres som kostnad?

Nei. Bare rentene er en kostnad i resultatregnskapet. Avdragene reduserer lånet i balansen og påvirker ikke resultatet. Dette er den vanligste feilen i selvførte borettslagsregnskap, og den gjør at laget ser mye mindre lønnsomt ut enn det er.

Hva er forskjellen på borettslag og sameie regnskapsmessig?

Hovedforskjellen er fellesgjeld og revisjonsplikt. Borettslag har typisk felles lån på laget og skal alltid ha revisor. I et eierseksjonssameie eier hver seksjonseier sin egen bolig med egen finansiering, og regnskaps- og revisjonskravene avhenger av antall seksjoner. Vi har skrevet mer om det i regnskap for sameie.

Skal dere ha nye priser på regnskap eller forvaltning? Få tilbud fra inntil tre regnskapsførere og sammenlign på likt grunnlag.