Regnskapsfører som bruker Conta

Conta har et tydelig tyngdepunkt: bedrifter der fakturering er hovedbehovet og regnskapet er oversiktlig.

• Nystartede som nettopp har registrert foretaket og trenger å sende sin første faktura denne uken, ikke om en måned.
• Enkeltpersonforetak med sporadisk omsetning, der kostnadene ved et fullt økonomisystem ikke står i forhold til aktiviteten.
• Bijobb- og deltidsvirksomhet ved siden av fast jobb, der volumet er lavt, men kravene til dokumentasjon er de samme.
• Håndverkere og tjenesteytere alene, som fakturerer på oppdrag og har en håndfull faste kostnadsposter.

Den typiske brukeren vil bruke minst mulig tid og penger på systemet, og heller kjøpe fagkompetanse punktvis når det trengs. Har du ansatte, prosjektregnskap, lager eller mange daglige transaksjoner, er du utenfor Contas kjerneområde.

En nyttig test: tell hvor mange bilag du håndterer i en normal måned, og om noen av dem krever en vurdering fremfor bare registrering. Er svaret «få bilag, ingen vurderinger», er Conta godt tilpasset. Er svaret «mange bilag, og jeg er usikker på flere av dem», kjøper du deg trygghet ved å velge noe mer, eller ved å hente inn hjelp tidlig.

For mange begynner Conta som et fakturaverktøy, og regnskapet kommer etter.

En faktura må inneholde bestemte opplysninger for å være gyldig: fortløpende nummerering, dato, ditt organisasjonsnummer med tillegget «MVA» dersom du er mva-registrert, kjøpers navn og adresse, en beskrivelse av hva du har levert, og mva spesifisert. Dette er ikke programvalg — det følger av bokføringsregelverket, og gjelder like fullt om du skriver fakturaen i Word.

Det praktiske poenget med et fakturaprogram er at nummereringen går av seg selv, at du ikke kan sende to fakturaer med samme nummer, og at kredittnotaer henger sammen med den opprinnelige fakturaen. Nettopp den sporbarheten er det manuelle regneark ikke gir deg — og det første en regnskapsfører ser etter når året skal avsluttes.

Steget fra «jeg sender fakturaer» til «jeg fører regnskap» er større enn mange tror, og det er her nye brukere snubler.

Regnskapet må også fange opp:

• Kostnadssiden — hver kvittering skal dokumenteres og konteres, ikke bare betales.
• Bankbevegelsene — alt som går inn og ut skal kunne forklares mot et bilag.
• Mva-behandlingen — riktig sats, riktig periode, og korrekt håndtering av kjøp fra utlandet.
• Skillet mellom privat og næring — i et ENK er dette den vanligste feilkilden av alle.
• Periodisering — kostnader og inntekter skal føres i riktig periode, ikke nødvendigvis når pengene beveger seg.

Et rimelig program gjør registreringen billig. Det gjør ikke vurderingene for deg. Det er derfor mange Conta-brukere kjøper en gjennomgang per mva-termin eller i det minste ved årsslutt.

• Fiken er det nærmeste alternativet og retter seg mot samme målgruppe. Fiken legger tradisjonelt mer vekt på å veilede deg gjennom hele bokføringsåret, mens Conta har vært sterkest på rask, enkel fakturering. Skal du føre komplett regnskap selv, er det verdt å teste begge.
• Tripletex er et helt annet nivå i omfang og pris — riktig først når du har ansatte, timer eller prosjekter.
• Visma eAccounting ligger et hakk over i struktur og økosystem, og er ofte mer kjent terreng for regnskapsførere.
• DNB Regnskap kan være verdt en titt dersom du allerede er bankkunde der og ønsker bank og bokføring tett koblet.

Vær varsom med å velge kun på pris. Byttekostnaden ved å flytte system etter to år er nesten alltid høyere enn prisforskjellen du sparte i år én.

Rimelige og gratis nivåer i regnskapsprogrammer er reelle, men de har grenser, og hva som inngår endrer seg over tid. Sjekk alltid conta.no for gjeldende innhold i hvert nivå før du bestemmer deg.

Typisk er det slik at et gratis- eller inngangsnivå dekker selve faktureringen og grunnleggende bilagsregistrering, mens ting som utvidet bokføring, bankkobling, flere brukere eller ekstra funksjonalitet ligger i betalte nivåer. Det er ikke urimelig — det er forretningsmodellen.

Den skjulte kostnaden er sjelden lisensen. Den er tiden din, og den er opprydding. Et regnskap som er ført med feil mva-koder gjennom et helt år koster mer å rette enn det du sparte på programmet. Regn derfor på totalen: lisens pluss egen tid pluss det du må kjøpe av bistand for å bli trygg.

Det vanligste oppsettet for Conta-brukere er delt ansvar:

Du gjør: sender faktura, registrerer kostnader, laster opp kvitteringer fortløpende.

Regnskapsføreren gjør: kontrollerer kontering og mva før innsending, håndterer avskrivninger og periodiseringer, gjør årsoppgjøret og sier fra når noe må endres.

Tre praktiske råd:

1. Ikke spar opp bilagene til desember. Etterslep er den dyreste formen for regnskapsføring som finnes. 2. Gi regnskapsføreren egen tilgang i stedet for å dele din innlogging. 3. Avtal hvem som sender inn hva — mva-melding og årsoppgjør har frister som ikke bryr seg om hvem som trodde hva.

Veiledende markedspriser: årsoppgjør ENK 3 000–6 000 kr, årsoppgjør AS 6 000–12 000 kr, løpende bokføring 1 100–3 750 kr per måned, rådgivning 800–1 500 kr timen. Alle beløp er veiledende spenn.

Conta er et bevisst enkelt verktøy, og enkelhet har en øvre grense. Disse signalene betyr at du bør se deg om:

• Du har ansatt noen, og lønn med a-melding er blitt en fast månedsoppgave.
• Du trenger å se lønnsomhet per prosjekt eller oppdrag, ikke bare totalt.
• Bilagsmengden gjør at manuell registrering tar timer hver uke.
• Du trenger integrasjon mot nettbutikk, kassesystem eller lager.
• Flere personer skal ha ulike roller og godkjenne hverandres bilag.

Bytt helst ved et årsskifte, slik at ett regnskapsår ikke splittes mellom to systemer. Ta ut komplett eksport av saldobalanse, hovedbok, reskontro og bilag før du sier opp abonnementet — oppbevaringsplikten for regnskapsmateriale løper i flere år etter regnskapsårets slutt, uansett hvilket program du bruker. Sjekk gjeldende krav hos Skatteetaten.