Regnskapsfører som bruker Visma eAccounting

Det som oftest forvirrer folk om Visma, er at «Visma» ikke er ett produkt. Konsernet har en hel portefølje av økonomisystemer rettet mot ulike bedriftsstørrelser og bransjer — fra enkle skyløsninger til tunge ERP-systemer for store virksomheter. Også Tripletex inngår i Visma-konsernet, som et eget produkt med egen profil.

Visma eAccounting er plassert i småbedrifts- og SMB-enden av denne porteføljen: et rendyrket skybasert regnskapsprogram, ikke et fullt ERP.

Dette har to praktiske konsekvenser:

1. Sjekk at du havner på riktig produkt. «Vi bruker Visma» sier lite. Be alltid om produktnavnet før du sammenligner priser eller spør en regnskapsfører om de kan systemet. 2. Du har en oppgraderingsvei. Vokser bedriften ut av eAccounting, finnes det tyngre løsninger i samme familie. Det er ikke gratis eller smertefritt å flytte, men veien finnes.

Programmet treffer bredt i småbedriftssegmentet, men noen profiler skiller seg ut:

• Etablerte små og mellomstore bedrifter som ønsker et velkjent system fremfor det nyeste.
• Bedrifter som allerede har en regnskapsfører, siden Visma er kjent terreng for de aller fleste norske regnskapsførere.
• Virksomheter som planlegger å vokse, og som vil unngå å måtte bytte leverandør helt om noen år.
• Bedrifter som bruker andre Visma-tjenester fra før, eller som allerede har regnskap gjennom banken sin.

Den typiske brukeren prioriterer forutsigbarhet: kjent leverandør, kjent format, lett å finne noen som kan systemet. Er du derimot ute etter det aller enkleste for et lite ENK, eller det aller bredeste med timer og prosjekt, finnes det mer spisse valg.

Salg. Du oppretter og sender faktura, elektronisk eller på e-post, og følger opp forfalte krav. Salgsinntekten bokføres samtidig.

Kjøp. Leverandørfakturaer og kvitteringer registreres, gjerne med fotografering av bilag, og konteres mot riktig konto og mva-kode.

Bank. Banktransaksjoner hentes inn og matches mot bilag. Det som ikke lar seg matche automatisk er den listen som må gjennomgås manuelt hver periode — og der en regnskapsfører sparer deg mest tid.

Mva. Grunnlaget bygges opp gjennom terminen og leveres videre til Altinn. Terminlengde og frister følger regelverket, ikke programmet — sjekk gjeldende frister hos Skatteetaten.

Periodeavslutning. Avstemming av bank og reskontro, kontroll av åpne poster, og rapporter for eiere eller bank.

Årsslutt. Årsoppgjør, avskrivninger, periodiseringer og innsending. For AS gjelder egne krav til årsregnskap og frister — dette er nesten alltid regnskapsførerens del av jobben.

Et poeng som overrasker mange: Visma eAccounting ligger til grunn for DNB Regnskap. Bruker du regnskapsløsningen du fikk gjennom banken, jobber du i praksis i samme underliggende system som mange «rene» Visma-kunder.

Det betyr flere nyttige ting for deg:

• Regnskapsførere som kan Visma eAccounting kjenner igjen løsningen selv om innpakningen og navnet er bankens.
• Du kan sammenligne reelt. Spørsmålet er ikke «Visma eller DNB», men hvilken innpakning, pris og support som passer deg best.
• Bankintegrasjonen er hovedargumentet for bankvarianten. Ligger driftskontoen i banken fra før, blir koblingen mellom betaling og bokføring kort.

Når du snakker med en regnskapsfører, si hvilken variant du har. De færreste spør av seg selv, og det påvirker hvor raskt de kommer i gang hos deg.

• Tripletex — samme konsern, annet marked. Tripletex er bredere med timeføring, prosjekt og mer omfattende lønn. Har du ansatte som fører timer på prosjekter, peker det mot Tripletex.
• Fiken er enklere og mer nybegynnervennlig. For et ENK som skal føre alt selv, oppleves Fiken av mange som lettere å komme i gang med. eAccounting føles mer som et «system».
• PowerOffice Go er alternativet når et regnskapsbyrå skal ta hovedansvaret og du vil ha sterk støtte for lønn, timer og reiseregning.
• Conta er billigere og enklere, men også mer begrenset.

Den ærlige forskjellen handler mindre om funksjonslister enn om profil: eAccounting er det trygge, etablerte valget i midten. Det er en reell fordel når du skal finne noen som kan systemet — og en ulempe hvis du er ute etter det enkleste eller det mest spesialiserte.

Ærlige begrensninger:

• Du er et helt lite ENK. Har du ti fakturaer i året, er et rendyrket småbedriftsprogram raskere å lære og billigere i drift.
• Du trenger timeføring og prosjektregnskap. Da er du i feil ende av porteføljen, og bør se på bredere systemer.
• Lønn er kjernebehovet ditt. Lønn løses gjerne med egne moduler eller tjenester i Visma-familien — avklar konkret hva som inngår i din avtale, i stedet for å anta at «Visma har lønn».
• Du har konsern med konsolidering. Da hører du hjemme i de tyngre ERP-løsningene, ikke i eAccounting.

En siste advarsel som gjelder hele Visma-porteføljen: sammenlign alltid navngitte produkter, aldri bare «Visma». Ellers ender du med å sammenligne to helt ulike ting.

Fordi Visma er så utbredt blant norske regnskapsførere, er dette et av systemene der du har flest å velge mellom — og det er verdt å utnytte.

En vanlig arbeidsdeling:

• Du gjør: fakturerer, laster opp bilag fortløpende, følger opp innbetalinger.
• Regnskapsføreren gjør: kontrollerer kontering og mva-koder, avstemmer bank og reskontro, håndterer periodiseringer og avskrivninger, leverer mva-melding og lager årsoppgjøret.

Tre ting å avklare før du signerer:

1. Hvilket Visma-produkt de faktisk skal jobbe i — ikke bare «Visma». 2. Hvem eier lisensen, du eller byrået, og hva som skjer med tilgangen ved oppsigelse. 3. Hvem har ansvar for hvilke frister — skriftlig i oppdragsavtalen.

Veiledende markedspriser for regnskapstjenester: løpende bokføring 1 100–3 750 kr per måned, årsoppgjør ENK 3 000–6 000 kr, årsoppgjør AS 6 000–12 000 kr, rådgivning 800–1 500 kr timen. Beløpene er veiledende spenn og varierer med bilagsmengde og kompleksitet.