Regnskapsfører som bruker PowerOffice Go

De fleste regnskapsprogram er solgt til bedriften, som deretter slipper regnskapsføreren inn. PowerOffice Go har i stor grad gått motsatt vei: byrået er den primære brukeren, og bedriftskunden får sin tilgang inn i det samme oppsettet.

Det får praktiske konsekvenser du bør kjenne til:

• Oppsettet gjøres av fagfolk. Kontoplan, mva-koder, lønnsarter og godkjenningsflyt settes typisk opp av byrået fra dag én, i stedet for at du gjetter deg frem.
• Byrået jobber effektivt på tvers av mange kunder, med samme rutiner i hver klient. Det er en av grunnene til at byråer kan gi forutsigbar pris.
• Du kommer inn i en ferdig struktur. Det gir mindre frihet, men også langt færre feil.

Har du et bevisst ønske om å gjøre mest mulig selv, er ikke Go det mest opplagte valget. Ønsker du at noen andre skal eie fagansvaret, er det en stor styrke.

Den vanligste modellen ser slik ut:

Du gjør: - Sender salgsfaktura til dine kunder - Fotograferer kvitteringer og utlegg i appen - Godkjenner (attesterer) leverandørfakturaer før betaling - Fører timer og leverer reiseregninger

Byrået gjør: - Kvalitetssikrer kontering og mva-koder på alle bilag - Avstemmer bank, kunde- og leverandørreskontro - Kjører lønn og rapporterer a-melding - Leverer mva-melding og utarbeider årsoppgjøret

Det kritiske punktet er attestering. Når du godkjenner en leverandørfaktura, bekrefter du at kjøpet er reelt og tilhører bedriften — det er en vurdering byrået ikke kan gjøre for deg. Frister for mva og a-melding følger regelverket og ikke programmet; hold deg oppdatert via Skatteetaten og Altinn, og få frist- og ansvarsfordelingen skrevet inn i oppdragsavtalen.

Det er ofte på lønnssiden PowerOffice Go forsvarer valget sitt for bedrifter med ansatte.

• Lønn håndteres sammen med rapporteringen til myndighetene, og byrået kjører den som en del av den faste månedsrutinen.
• Timeføring gjøres av de ansatte selv, gjerne fra mobil, og kan knyttes til prosjekt eller kunde slik at grunnlaget for viderefakturering blir riktig.
• Reiseregning og utlegg registreres av den ansatte, går gjennom godkjenning, og havner både i lønnsgrunnlaget og i regnskapet uten manuell etterbehandling.

Gevinsten er størst i bedrifter der mange ansatte genererer små, hyppige transaksjoner: håndverksbedrifter, konsulentselskaper, bemanning og tjenesteytende virksomheter med felt- eller reisevirksomhet. Har du to ansatte på fast lønn og ingen utlegg, henter du ut en mindre del av verdien.

• Tripletex er nærmeste konkurrent i funksjonsomfang. Forskjellen er ofte kulturell mer enn teknisk: Tripletex selges gjerne direkte til bedriften som så inviterer byrået inn, mens Go oftere kommer via byrået. Skal du selv styre systemet, foretrekker mange Tripletex.
• Fiken er et helt annet valg — enklere, rimeligere og laget for at du gjør jobben selv. Riktig når driften er liten og du ikke ønsker full byråtjeneste.
• Visma eAccounting er smalere enn Go, men har et stort økosystem rundt seg og er bredt støttet hos regnskapsførere.
• Xledger er alternativet når du har konsern, flere enheter og konsolideringsbehov.

Spør deg selv hvem som skal eie systemet. Er svaret «byrået mitt», er Go et sterkt valg. Er svaret «jeg», bør du se nærmere på alternativene.

Ærlige begrensninger:

• Du vil gjøre alt selv. Go er ikke bygget rundt selvbetjening for den regnskapsuvante. Ønsker du å lære regnskap ved å gjøre det, er terskelen høyere enn i de enkleste programmene.
• Du er et ENK uten ansatte. Da betaler du for lønn, attestering og reiseregning du ikke har bruk for.
• Du har ikke bestemt deg for byrå ennå. Systemvalget bør normalt komme etter valget av regnskapsfører, ikke før.
• Du har konsernstruktur. Flere selskap med konsolidering og tung internrapportering peker mot større ERP-systemer.

En nyttig test: Hvis du ikke kan navngi hvem som skal føre regnskapet ditt neste år, er det for tidlig å låse systemvalget.

Fordi PowerOffice Go så ofte leveres sammen med regnskapstjenesten, blir prisbildet et annet enn når du kjøper et program i nettbutikk.

Go prises som et løpende abonnement, der omfanget typisk avhenger av hvor mange moduler du bruker, hvor mange brukere som skal ha tilgang og hvor mye som faktisk går gjennom systemet. Legger byrået lisensen inn i sin egen avtale, ser du ofte bare én månedspris for alt sammen.

Det gir forutsigbarhet, men også et par fallgruver:

• Du ser ikke hva som er program og hva som er arbeid. Be om at de to postene spesifiseres hver for seg, selv om du betaler dem samlet.
• Du vet ikke hva som skjer når volumet øker. Spør konkret hva som utløser høyere pris: flere ansatte, flere bilag, flere brukere eller flere moduler.
• Bindingstid og oppsigelse følger ofte byråavtalen, ikke programmet. Les hva som gjelder før du signerer.

Sjekk alltid poweroffice.no for gjeldende prismodell, og bruk tilbudet fra byrået som det det er: en samlet pris på program pluss tjeneste.

Dette er spørsmålet flest glemmer å stille før de signerer, og det viktigste å ha ryddet i.

Hvem eier avtalen? Går lisensen gjennom byrået, er det verdt å avklare skriftlig hva som skjer med tilgangen din den dagen samarbeidet avsluttes.

Dataene er dine uansett. Regnskapsmaterialet tilhører bedriften, ikke byrået. Du har krav på å få det utlevert, og du har selv oppbevaringsplikt i flere år etter regnskapsårets slutt — sjekk gjeldende krav hos Skatteetaten.

Be om eksport i god tid. Saldobalanse, hovedbok, reskontro og bilagsdokumentasjon bør hentes ut før oppsigelsen trer i kraft, ikke etter.

Timing. Byråbytte er enklest ved årsskiftet, når fjorårets regnskap er avsluttet av den som førte det.

Veiledende markedspriser for regnskapstjenester: løpende bokføring 1 100–3 750 kr per måned, årsoppgjør AS 6 000–12 000 kr, timepris 800–1 500 kr. Be alltid om totalpris der programlisens og føring er spesifisert hver for seg.