Lønnskjøring steg for steg

Første gang du skal kjøre lønn er det lett å tro at jobben er å overføre et beløp til den ansatte. Det er den minste delen. Rundt selve utbetalingen ligger et sett med plikter som har korte frister og automatisk tvangsmulkt hvis de glipper — og de utløses allerede ved første ansatt, uansett hvor liten bedriften er.

Denne guiden går gjennom hele kjeden i den rekkefølgen den faktisk skjer, hva som koster penger, og hvor det pleier å gå galt. Vil du heller sette det bort med én gang, kan du få tilbud fra inntil tre regnskapsførere.

Før første lønnskjøring

Fire ting må være på plass før du kan kjøre lønn i det hele tatt:

Registrering som arbeidsgiver. Arbeidsforholdet meldes inn via a-meldingen, og bedriften må være registrert i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret.

Skattetrekkskonto. Forskuddstrekket du trekker fra den ansatte, er ikke dine penger — det er skattepengene deres, som du holder på vegne av Skatteetaten. Beløpet skal settes inn på en egen, sperret skattetrekkskonto senest samme dag som lønnen utbetales. Alternativet er bankgaranti. Dette er ikke valgfritt, og det er den plikten nystartede arbeidsgivere oftest ikke vet om.

Skriftlig arbeidsavtale. Skal foreligge for alle ansatte, uavhengig av stillingsstørrelse.

Obligatorisk tjenestepensjon (OTP). De fleste virksomheter med ansatte har plikt til å opprette pensjonsordning. Sjekk om terskelen gjelder deg.

De seks trinnene i en lønnskjøring

1. Fastsett grunnlaget

Samle timelister, fastlønn, overtid, bonus, provisjon, sykepenger og eventuelle naturalytelser. Naturalytelser — fri bil, telefon, forsikringer — er lønn selv om det ikke utbetales penger, og skal med i grunnlaget. Se firmabil, skatt og regler hvis dette er aktuelt.

2. Hent skattekort

Skattekortene hentes elektronisk fra Skatteetaten via Altinn eller direkte i lønnssystemet. De skal hentes på nytt hver gang, ikke lagres fra i fjor, fordi den ansatte kan ha endret det. Finner du ikke skattekort, skal du trekke 50 prosent.

3. Beregn forskuddstrekk

Forskuddstrekket beregnes etter tabell eller prosent, avhengig av hva skattekortet sier. Det trekkes fra bruttolønnen og settes av på skattetrekkskontoen.

4. Beregn arbeidsgiveravgift og feriepenger

Arbeidsgiveravgiften beregnes av bruttolønnen og kommer i tillegg til lønnskostnaden — den trekkes ikke fra den ansatte. Satsen avhenger av hvilken geografisk sone virksomheten hører til, og sonene justeres fra år til år.

Feriepenger opptjenes samtidig, med minst 10,2 prosent av grunnlaget, eller 12 prosent ved fem ukers ferie. De utbetales året etter, men skal avsettes løpende slik at kostnaden treffer riktig periode.

5. Utbetal og send lønnsslipp

Nettolønnen utbetales til den ansatte. Lønnsslippen skal vise brutto, trekk, netto og opptjente feriepenger. Den ansatte har krav på å få den.

6. Lever a-melding

A-meldingen leveres senest den 5. i måneden etter utbetalingen. Den skal leveres også i måneder uten lønn, så lenge det finnes aktive arbeidsforhold. Forsinket melding gir tvangsmulkt som løper per dag til meldingen er levert.

Terminbetaling av trekk og avgift

Selve pengene til staten betales ikke månedlig, men terminvis — seks ganger i året, med forfall den 15. i januar, mars, mai, juli, september og november. Hver termin dekker to måneders lønn.

Merk forskjellen: a-meldingen leveres månedlig, betalingen skjer annenhver måned. Det er to ulike frister, og de blandes ofte sammen. Fristene fastsettes av myndighetene og bør bekreftes mot Skatteetaten hvert år.

Hva lønnskjøring koster

Mange byråer har en minstepris per kjøring i tillegg til stykkprisen per ansatt. Har du to ansatte, er det derfor minsteprisen som avgjør — ikke stykkprisen. Spør konkret om begge deler. Regn på ditt eget tilfelle i priskalkulatoren, eller se hva koster regnskapsfører for full oversikt.

Bør du kjøre lønn selv?

Moderne lønnssystemer gjør mye automatisk: de henter skattekort, beregner trekk og avgift, og sender a-melding med ett klikk. For en bedrift med to–tre ansatte på fast månedslønn, uten naturalytelser og uten mye sykefravær, er det fullt overkommelig å gjøre selv.

Det blir raskt vanskeligere når du får:

• Variabel lønn — timelister, overtidssatser, tillegg for kveld og helg
• Sykepenger og refusjon fra NAV, som skal beregnes og kreves inn riktig
• Naturalytelser som fri bil, telefon eller forsikringsordninger
• Ansatte i flere kommuner eller soner for arbeidsgiveravgift
• Permisjoner, sluttoppgjør og feriepengeutbetaling ved oppsigelse

Den praktiske vurderingen er ikke bare kroner mot kroner. Lønn er den prosessen i en liten bedrift der feil merkes raskest og oppleves mest personlig — de ansatte oppdager det umiddelbart, og feil i a-meldingen kan gi dem problemer med dagpenger eller sykepenger. En lønnstjeneste koster typisk noen hundrelapper per ansatt i måneden, og det er ofte mindre enn tiden du bruker på å være usikker.

Fem feil som koster penger

Skattetrekket blir stående på driftskontoen. Pengene blir brukt i en trang måned, og ved forfall er de borte. Dette er alvorlig — trekket er betrodde midler.

A-melding ikke levert i måneder uten lønn. Har du aktive arbeidsforhold, skal meldingen leveres uansett. Tvangsmulkten løper i det stille.

Sluttdato ikke registrert. Når en ansatt slutter uten at arbeidsforholdet avsluttes i a-meldingen, tror NAV at personen fortsatt er i jobb. Det kan gi avslag på dagpenger.

Feil sone for arbeidsgiveravgift. Registrert kontoradresse brukes i stedet for der arbeidet faktisk utføres. Differansen kan bli betydelig over tid.

Feriepenger ikke avsatt. Junilønnen kommer som et likviditetssjokk fordi det aldri ble satt av noe underveis.

Ofte stilte spørsmål

Når må a-meldingen leveres?

Senest den 5. i måneden etter at lønnen ble utbetalt. Meldingen skal leveres hver måned så lenge du har aktive arbeidsforhold, også i måneder uten utbetaling. Forsinkelse gir tvangsmulkt som løper daglig til meldingen er på plass.

Må jeg ha egen skattetrekkskonto?

Ja, med mindre du har stilt bankgaranti i stedet. Forskuddstrekket skal settes inn på en sperret skattetrekkskonto senest samme dag som lønnen utbetales. Pengene tilhører ikke virksomheten, og de kan ikke brukes til drift.

Hvor mye koster det å ha en ansatt utover lønnen?

Regn med arbeidsgiveravgift på bruttolønnen, feriepenger på minst 10,2 prosent, obligatorisk tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring. Samlet påslag over avtalt lønn ligger for de fleste et sted mellom 20 og 30 prosent, avhengig av sone og pensjonsordning.

Kan jeg kjøre lønn til meg selv i eget AS?

Ja, og da er du både arbeidsgiver og ansatt med alle de vanlige pliktene: skattekort, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, feriepenger og a-melding. Om du bør ta ut lønn eller utbytte er en egen vurdering — se lønn eller utbytte.

Hva skjer hvis jeg leverer a-meldingen for sent?

Det påløper tvangsmulkt som beregnes per dag frem til meldingen er levert. Beløpet er knyttet til rettsgebyret og øker jo lenger det går. Oppdager du at en melding mangler, lever den så fort som mulig — mulkten stopper når meldingen er inne.

Skal du sette bort lønnen? Få tilbud fra inntil tre regnskapsførere og be om pris både per ansatt og som minstepris per kjøring.