regnskapsførertjenester.no
Guide · Uavhengig av leverandør

Bytte regnskapsprogram

Vi selger ingen regnskapsprogrammer. Det betyr at vi kan si det leverandørene ikke sier: det vanskelige ved et bytte er ikke programmet — det er tallene som skal flyttes, og om regnskapsføreren din kjenner systemet du bytter til.

Kort svar

Det beste tidspunktet å bytte regnskapsprogram er ved årsskiftet, når det gamle året er avsluttet og du starter det nye på rene tall. Bytter du midt i året, må åpningsbalanse og åpne poster overføres manuelt. Selve programbyttet er sjelden det vanskelige — det er overføringen av tall og at regnskapsføreren faktisk kjenner det nye programmet som avgjør om byttet går smertefritt.

Rekkefølgen

Seks steg, i den rekkefølgen de skjer

  1. 01

    Finn ut hvorfor du bytter

    Er det prisen, funksjonene, eller at regnskapsføreren din jobber i noe annet? Svaret bestemmer hva du skal bytte til. Bytter du fordi programmet er for tungt, hjelper det ikke å gå til et som er like tungt — og bytter du fordi regnskapsføreren vil det, bør du vite at det går an å finne en regnskapsfører som jobber i programmet du allerede har.

  2. 02

    Velg tidspunkt — helst årsskiftet

    Ved årsskiftet er fjoråret avsluttet, og du starter det nye året med en ferdig åpningsbalanse. Må du bytte midt i året, legg det til starten av en mva-termin, ikke midt i. Da slipper du å dele én termin mellom to systemer.

  3. 03

    Bestem hva som skal følge med

    Et nytt program starter ikke tomt. Du trenger normalt saldobalanse per overføringsdato, åpne kundefordringer og leverandørgjeld, kunde- og leverandørregister, varelager hvis du har det, og lønnshistorikk for inneværende år hvis du har ansatte. Lønnshistorikken er den som oftest glemmes — uten den stemmer ikke a-meldingen.

  4. 04

    Ta vare på det gamle

    Hovedregelen er fem års oppbevaring etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13), men noe materiale har lengre krav — blant annet prosjektregnskap i bygg og anlegg og dokumentasjon av kapitalvarer, som har tiårskrav i bokføringsforskriften. Plikten følger deg, ikke programmet. Før du avslutter abonnementet: hent ut det du må kunne framlegge senere, og få skriftlig fra leverandøren hvor lenge dataene ligger tilgjengelig etter oppsigelse.

  5. 05

    Sett opp kontoplan og integrasjoner

    Kontoplanen i det nye programmet er sjelden identisk med den gamle. Blir den satt opp på nytt uten å henge sammen med fjorårets tall, får du sammenligningstall som ikke stemmer. Samme gjelder bankkobling, nettbutikk, kassasystem og lønn — alt som var koblet til, må kobles på nytt.

  6. 06

    Avstem før du stoler på tallene

    Når overføringen er gjort, skal bank, kundefordringer, leverandørgjeld og mva stemme mot det gamle systemet på kroner. Gjør de ikke det, er det nå du finner det — ikke i årsoppgjøret ti måneder senere.

Det som går galt

Fem feil som koster penger

Ingen av dem oppdages samme uke. De oppdages i mva-meldingen, i a-meldingen, eller i årsoppgjøret — når det er dyrere å rette.

Byttet skjer midt i en mva-termin
Terminen må settes sammen av tall fra to systemer, manuelt. Det er den vanligste grunnen til at en mva-melding blir levert feil i et byttår.
Åpne poster overføres ikke
Fakturaer du har sendt, men ikke fått betalt for, finnes ikke i det nye systemet. Innbetalingene kommer inn uten noe å matche mot, og purringene stopper.
Lønnshistorikken blir igjen
A-meldingen bygger på summer hittil i år. Starter lønnssystemet på null i juni, blir feriepenger og skattetrekk feil resten av året.
Det gamle abonnementet sies opp for tidlig
Du oppdager en manglende post tre måneder senere, og tilgangen til de gamle tallene er borte. Behold tilgangen til du har avstemt og levert én full termin i det nye.
Regnskapsføreren kjenner ikke det nye programmet
Den dyreste av dem alle, og den som sjelden nevnes av leverandørene. Du betaler for opplæringstiden deres, i timer, mens automatikken står usatt opp.
Hva bytter du til?

Finn en regnskapsfører i programmet du vurderer

Det er her byttet står og faller. Et byrå som fører i systemet fra før setter opp kontoplan, bankkobling og automatikk riktig med én gang — og du betaler ikke for opplæringen deres. Velg programmet, så viser vi hvem som jobber i det.

Vurderer du å bytte?

Beskriv bedriften i skjemaet. Er du åpen for å bytte program, får du tilbud fra flere byråer — også de som jobber i andre systemer enn det du har i dag. Gratis og uforpliktende, inntil tre leverandører.

Få tilbud fra inntil tre byråerRegn ut hva regnskapsfører koster
Ofte stilte spørsmål

Om å bytte regnskapsprogram

01Når er det best å bytte regnskapsprogram?
Ved årsskiftet. Da er fjoråret avsluttet og revidert, og du starter det nye året med en ferdig åpningsbalanse i stedet for å flytte et halvferdig regnskap. Må du bytte midt i året, legg byttet til starten av en mva-termin — ikke midt i en — så slipper du å sette sammen én mva-melding av tall fra to systemer.
02Hva koster det å bytte regnskapsprogram?
Selve programmet koster det det koster — prisene ligger hos leverandørene. Kostnaden ved byttet ligger et annet sted: i timene som går til å overføre og avstemme tall. Går byttet ved årsskiftet og dataene følger ryddig med, er det få timer. Går det midt i året med manuell overføring av åpne poster og lønnshistorikk, blir det flere. Be om et anslag i timer, ikke bare en programpris.
03Mister jeg de gamle regnskapstallene når jeg bytter?
Ikke hvis du henter dem ut først. Hovedregelen er at bokføringspliktig materiale skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13), med lengre krav for enkelte typer materiale — og plikten er din, ikke leverandørens. Avklar skriftlig hvor lenge dataene er tilgjengelige etter at du sier opp, og last ned det du trenger før oppsigelsen trer i kraft.
04Må jeg bytte regnskapsprogram for å bytte regnskapsfører?
Nei. Det er en vanlig misforståelse, og den koster bedrifter penger hvert år. Mange byråer jobber i flere programmer, og det finnes regnskapsførere i hvert av de store norske systemene. Skal du bytte byrå men beholde programmet, er det programmet du skal lete etter — ikke stedet.
05Kan regnskapsføreren gjøre byttet for meg?
Ja, og det er oftest det billigste. Et byrå som flytter regnskap mellom systemer regelmessig vet hvilke poster som må følge med og hvilke rekkefølger som gir feil. Forutsetningen er at de kjenner programmet du bytter til. Spør konkret hvor mange kunder de har i det systemet i dag.
06Hvor lang tid tar et bytte?
For en liten bedrift med få bilag og ingen ansatte: noen dager, det meste av det ventetid på bankkobling. Med ansatte, varelager, åpne poster og integrasjoner mot nettbutikk eller kassasystem: regn med noen uker fra beslutning til du kan stole på tallene i det nye systemet. Det er avstemmingen som tar tid, ikke innloggingen.