Regnskapsfører som bruker DNB Regnskap

DNB Regnskap skiller seg fra de fleste andre regnskapsprogram på ett punkt som er verdt å forstå før du velger: du kjøper det av banken, ikke av en programvareleverandør.

Selve regnskapsmotoren er ikke bygget av banken. Løsningen bygger på Visma sin plattform for småbedriftsregnskap (eAccounting, som også er markedsført under navnet Spiris), pakket og distribuert gjennom DNB. Sjekk gjeldende beskrivelse hos DNB, siden slike partnerskap og produktnavn endres over tid.

Hva betyr det i praksis?

• Bankintegrasjonen er poenget. Kontobevegelser, betalinger og bokføring henger sammen fordi banken og regnskapet er samme leverandørforhold
• Ett kundeforhold. Du forholder deg til banken for support og fakturering, i stedet for en ekstra leverandør
• Lav terskel. For en bedrift som allerede har alt i DNB, er dette den korteste veien til et ordentlig regnskapssystem
• Men du er bundet til bankvalget. Bytter du bank, bør du vurdere hva som skjer med regnskapsløsningen

Det er ikke en ulempe i seg selv. Men det er en beslutning som binder to ting sammen som ellers kunne vært vurdert hver for seg.

Målgruppen er tydelig, og den er smalere enn markedsføringen kan gi inntrykk av.

Typiske profiler som får mest ut av løsningen:

• Enkeltpersonforetak og små AS med enkel drift og relativt få bilag i måneden
• Bedrifter som allerede er DNB-kunder og ikke ønsker nok en leverandør å forholde seg til
• Håndverkere, konsulenter og tjenesteytende småbedrifter som i hovedsak sender fakturaer og bokfører kostnader
• Nyetablerte som trenger noe som fungerer fra dag én, uten oppsettsprosjekt

Et godt utgangspunkt for vurderingen: har du under hundre bilag i måneden, ett selskap, ingen lager og ingen prosjektregnskap? Da dekker denne kategorien løsninger deg sannsynligvis godt.

Har du komplekse behov — flere selskaper, avansert prosjektoppfølging, mange ansatte eller detaljert lagerstyring — bør du se på systemer som er bygget for det, selv om du forblir kunde i DNB.

Fordelen med en bank-integrert løsning merkes tydeligst i bankavstemmingen — den delen av regnskapet som ellers stjeler mest tid hos små bedrifter.

Bankbevegelser inn automatisk. Transaksjoner hentes fra kontoen din og legges til grunn for bokføringen, uten manuell import av filer.

Matching mot åpne poster. Innbetalinger kobles mot utestående fakturaer. Det som ikke matcher, er det du må ta stilling til — og det er stort sett færre poster enn folk frykter.

Fakturering. Du sender salgsfakturaer fra løsningen, og de bokføres samtidig. Purring og betalingsoppfølging henger sammen med det du ser i nettbanken.

Bilag og kvitteringer. Leverandørfakturaer og kvitteringer registreres digitalt og foreslås kontert. Kvitteringer fotograferes typisk med mobil.

Mva. Grunnlaget bygges av bokføringen, og mva-meldingen leveres via Altinn. Hvilken termin og frist som gjelder for din bedrift, avhenger av omsetning og registrering — se Skatteetaten.

Lønn. Om lønn er inkludert eller krever tillegg, avhenger av pakken. Dette bør avklares med DNB før du velger, særlig hvis du har ansatte.

Det er tre reelle valg for en liten norsk bedrift, og forskjellene er mindre dramatiske enn de fremstilles.

Mot frittstående småbedriftsprogram (Fiken, Conta og lignende): disse er bygget for samme målgruppe og er ofte svært gode på brukervennlighet. Forskjellen er distribusjonen — du kjøper direkte av leverandøren, og du er fri til å bytte bank uten å tenke på regnskapet. Til gjengjeld har du to leverandørforhold i stedet for ett.

Mot brede alt-i-ett-systemer (Tripletex og lignende): de dekker langt mer — prosjekt, timer, lønn og avansert fakturering — og er riktig valg når bedriften vokser forbi enkel drift. De er også mer omfattende enn en småbedrift trenger i starten.

Mot andre bankdistribuerte løsninger: flere norske banker tilbyr tilsvarende pakker, ofte bygget på tredjeparts regnskapsplattformer. Prinsippet er det samme; forskjellene ligger i pakketering og pris.

Den mest undervurderte faktoren i valget er ikke funksjonene, men hvem som skal føre regnskapet. Skal du bruke regnskapsfører, er det ofte klokt å velge et program regnskapsføreren allerede jobber i — det påvirker timeforbruket direkte.

Noen situasjoner peker tydelig bort fra en bank-integrert småbedriftsløsning.

Du er ikke — eller blir ikke — DNB-kunde. Da forsvinner hovedargumentet. Bankintegrasjonen er hele poenget.

Du vurderer å bytte bank. Å binde regnskapet til bankvalget reduserer fleksibiliteten din i en fremtidig forhandling.

Du har flere selskaper. Holdingstruktur med datterselskaper og konsolidering hører hjemme i systemer bygget for det.

Du trenger prosjektregnskap eller timeføring. Bygg, konsulent og andre prosjektdrevne virksomheter trenger å se lønnsomhet per oppdrag, ikke bare et samlet resultat.

Du har lager, produksjon eller mange ansatte. Da vokser du raskt ut av kategorien.

Regnskapsføreren din jobber ikke i løsningen. Dette undervurderes ofte. En regnskapsfører som må jobbe i et program vedkommende ikke bruker daglig, bruker mer tid — og du betaler for den tiden.

Et siste, praktisk poeng: sjekk hva som skjer med dataene dine hvis du senere vil bytte. Muligheten til å ta med seg regnskapsdata bør avklares før du starter, ikke når du skal ut.

Mange små bedrifter tror at et enkelt program betyr at man klarer seg uten regnskapsfører. Noen gjør det. Men de fleste ender opp med en delt modell.

Du gjør selv: sender fakturaer, fotograferer kvitteringer, følger opp innbetalinger og har oversikt over kontantstrømmen.

Regnskapsføreren gjør: kontrollerer konteringen, avstemmer bank og balansekontoer, håndterer mva-meldingen, kjører lønn og a-melding hvis du har ansatte, og lager årsregnskap og skattemelding.

Fordi løsningen er skybasert, får regnskapsføreren tilgang til dine data uten filutveksling — dere jobber i samme regnskap.

Det er verdt å vite at ikke alle regnskapsførere jobber i alle programmer. Byråer standardiserer gjerne på ett eller to systemer for å være effektive. Derfor bør du spørre konkret om programmet før du inngår avtale — ikke etterpå.

Veiledende prisnivå i Norge: løpende bokføring 1 100–3 750 kr per måned, årsoppgjør for ENK 3 000–6 000 kr og for AS 6 000–12 000 kr. Timepris ligger typisk på 800–1 500 kr. Dette er veiledende nivåer — den faktiske prisen avhenger av bilagsmengde, om du har ansatte, og hvor mye du gjør selv. Selve programkostnaden avtales med DNB og kommer i tillegg.