Bokføringsplikt

Hva er bokføringsplikt?

Bokføringsplikt er plikten til å registrere alle økonomiske transaksjoner løpende, med dokumentasjon, slik at regnskapet kan etterprøves i ettertid. Plikten følger av bokføringsloven og handler om hvordan du fører — ikke om hva du til slutt skal levere.

Det er her mange blander to begreper. Bokføringsplikt og regnskapsplikt er ikke det samme:

Et lite enkeltpersonforetak har typisk bokføringsplikt uten full regnskapsplikt. Et aksjeselskap har alltid begge deler.

Hvem er bokføringspliktig?

Du er bokføringspliktig hvis du:

• Har regnskapsplikt etter regnskapsloven — for eksempel et aksjeselskap
• Driver næringsvirksomhet og har plikt til å levere næringsspesifikasjon i skattemeldingen
• Er registrert i Merverdiavgiftsregisteret og leverer mva-melding

I praksis treffer dette nesten alle som driver næring, uansett størrelse. Et enkeltpersonforetak med 200 000 kr i omsetning er bokføringspliktig på samme måte som et selskap med 20 millioner — kravene til form er de samme, det er bare volumet som er mindre.

De viktigste kravene

Fullstendighet. Alle transaksjoner skal med, ikke bare de du husker eller de som gikk gjennom bedriftskontoen.

Dokumentasjon. Hver postering skal ha et bilag som viser hva den gjelder. En bankoverføring uten kvittering er ikke dokumentert, uansett hvor tydelig teksten er.

Sporbarhet. Det skal være mulig å gå begge veier: fra bilaget til regnskapet, og fra en post i regnskapet tilbake til bilaget. Dette kalles toveis kontrollspor.

Ajourhold. Bokføringen skal skje så ofte virksomhetens art og omfang tilsier, og som hovedregel minst hver fjerde måned. I praksis styres tempoet av mva-terminene, som normalt gjør at du må være à jour annenhver måned.

Sikring mot endring. Bokførte opplysninger skal ikke kunne endres eller slettes uten spor. Det er en av grunnene til at et regneark ikke er et fullgodt bokføringssystem.

Oppbevaring. Primærdokumentasjon som bilag, kontospesifikasjoner og kundelister skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Hva som skal dokumenteres — og hvordan

Et gyldig salgsbilag skal blant annet vise dato, partenes navn og organisasjonsnummer, hva som er levert, beløp og merverdiavgift. Et kjøpsbilag stiller tilsvarende krav den andre veien.

Tre typer bilag som ofte mangler i små virksomheter:

Kontantutlegg. Utlegg fra egen lomme skal dokumenteres med kvittering, ikke bare føres opp som et beløp.

Uttak til privat bruk. Tar du varer eller tjenester ut av virksomheten til deg selv, skal det dokumenteres og verdsettes.

Varetelling. Varelageret skal telles ved årsslutt, og tellelisten er selv et bilag som skal oppbevares.

Hva skjer hvis du ikke oppfyller kravene?

Manglende eller mangelfull bokføring kan gi bokføringspålegg med tvangsmulkt som løper til forholdet er rettet. Ved kontroll kan Skatteetaten fastsette inntekten ved skjønn hvis regnskapet ikke er etterprøvbart — og et skjønn går sjelden i din favør. I grove tilfeller kan det også være straffbart.

Den vanligste konsekvensen er likevel mer prosaisk: du får ikke fradrag for kostnader du ikke kan dokumentere.

Trenger du hjelp?

Kravene er de samme uansett størrelse, og det er nettopp derfor de oppleves som strenge for de minste. Et moderne regnskapsprogram løser mye av dette automatisk, og en regnskapsfører sikrer at rutinene faktisk holder ved en kontroll. Se hva koster regnskapsfører, eller få tilbud fra inntil tre.