Regnskapsfører for konsulent

Som konsulent eller frilanser har du sannsynligvis det enkleste regnskapet i norsk næringsliv: noen få fakturaer i måneden, ingen varelager, ingen kasse. Likevel er det her de dyreste beslutningene tas — for de handler ikke om bokføring, men om hvordan du tar ut pengene og hva du faktisk får trekke fra. Der kan forskjellen mellom god og dårlig rådgivning være titusener i året. Få tilbud fra inntil tre regnskapsførere.

Enmanns-AS eller enkeltpersonforetak?

Dette er beslutningen som legger rammene for alt annet. Kort oppsummert:

Enkeltpersonforetak (ENK) er gratis å starte, enkelt å drive og har lav administrasjonskostnad. Til gjengjeld hefter du personlig for gjeld, du har svakere sosiale rettigheter enn en ansatt, og hele overskuddet beskattes hos deg det året det oppstår — uansett om du tar pengene ut eller ikke.

Aksjeselskap (AS) krever aksjekapital og har mer administrasjon, men gir deg begrenset ansvar, muligheten til å la overskudd stå i selskapet, og valget mellom lønn og utbytte. For en konsulent med god timepris og et ønske om å bygge buffer, peker det meste mot AS.

Den viktigste forskjellen i praksis: i et AS bestemmer du selv når pengene beskattes hos deg. I et ENK gjør du ikke det. Har du store svingninger mellom årene, er det argument nok i seg selv. En grundigere sammenligning finner du i artikkelen om regnskapsfører og selskapsformer.

Lønn eller utbytte — spørsmålet du bør stille regnskapsføreren

Har du AS, er du både eier og ansatt, og du kan i prinsippet velge. Mange konsulenter hører at «utbytte er billigere» og stopper der. Det er en halv sannhet.

Den samlede effektive skatten på utbytte er ofte lavere enn på lønn i det øverste sjiktet, men utbytte gir ingen rettigheter. Blir du syk i tre måneder uten å ha tatt ut lønn, oppdager du hvorfor det betyr noe. De fleste rådgivere lander derfor på en kombinasjon: nok lønn til å bygge rettigheter og pensjonsgrunnlag, resten som utbytte.

Satsene endres i statsbudsjettet hvert år, og terskelverdiene flytter seg. Ikke lås strategien til et tall du leste på nettet i fjor — sjekk gjeldende satser hos Skatteetaten, og få den konkrete beregningen gjort på din egen inntekt.

Hjemmekontor: to helt ulike regelsett

Her går det ofte galt, fordi rådene på nett blander sammen ENK og AS.

Har du enkeltpersonforetak finnes det et standardfradrag for hjemmekontor med en sats som fastsettes årlig. Har du et rom som utelukkende brukes i virksomheten, kan du alternativt kreve fradrag for de faktiske kostnadene knyttet til den delen av boligen. «Utelukkende» tas bokstavelig — spisebordet kvalifiserer ikke.

Har du AS er du og selskapet to ulike parter. Selskapet kan leie et eksklusivt hjemmekontor av deg, betale en markedsmessig leie, og få fradrag for kostnaden. Leieinntekten er skattepliktig for deg, men beskattes normalt mildere enn lønn. Forutsetningene er at rommet faktisk er avsatt til formålet, at leien er markedsmessig, og at det finnes en skriftlig avtale. Uten avtale og dokumentasjon er dette et av de første punktene som strykes ved kontroll.

Andre poster som ofte er relevante for en konsulent:

• Mobil og bredbånd dekket av arbeidsgiver behandles etter egne regler for elektronisk kommunikasjon
• PC og utstyr — over en viss verdi skal det aktiveres og avskrives fremfor å kostnadsføres direkte
• Faglitteratur, kurs og sertifiseringer knyttet til det du allerede driver med, er normalt fradragsberettiget. Utdanning som kvalifiserer deg til noe nytt er det ofte ikke
• Yrkesskadeforsikring er lovpålagt hvis du har ansatte — inkludert deg selv i eget AS

Reise, diett og kjøring

Konsulenter reiser. Reglene er ikke vanskelige, men de har to lag som forveksles:

1. Hva selskapet kan dekke — reelle kostnader ved yrkesreise dekkes normalt fullt ut mot bilag 2. Hva som kan utbetales trekkfritt — for diett og kjørebok finnes egne trekkfrie satser, og disse er ikke alltid like høye som statens reiseregulativ

Utbetaler du etter statens satser der de overstiger de trekkfrie satsene, blir differansen skattepliktig for mottakeren. Det er ikke ulovlig, men det skal håndteres i lønnskjøringen. Satsene endres årlig — se Skatteetaten.

For kjøring i egen bil kreves en reiseregning med dato, formål, start- og sluttpunkt og antall kilometer. Uten den er godtgjørelsen skattepliktig i sin helhet. Bruker du bil mye i oppdrag, er det verdt å lese regnskapsfører for transport, som går grundigere inn i kjøretøy og fradrag.

Merverdiavgift for konsulenter

Konsulenttjenester er som hovedregel avgiftspliktige, og du blir registreringspliktig når omsetningen passerer terskelen i løpet av tolv måneder. To ting er verdt å merke seg:

• Salg til næringsdrivende i utlandet: tjenester som kan leveres på avstand behandles etter egne regler, og salget er ofte utenfor norsk merverdiavgift. Det betyr ikke at du kan la være å dokumentere det — kundens status og tilhørighet må kunne vises frem.
• Kjøp fra utlandet: kjøper du programvare, skytjenester eller frilanshjelp fra en leverandør uten norsk registrering, skal du som hovedregel beregne norsk merverdiavgift selv. For en konsulent med flere SaaS-abonnementer er dette en post som lett glemmes.

Risikoen ingen snakker om: én oppdragsgiver

Dette er den viktigste tingen en god regnskapsfører vil ta opp med deg. Jobber du i praksis fast for én kunde, på deres kontor, med deres utstyr, på deres arbeidstid, kan forholdet bli vurdert som et arbeidsforhold og ikke et oppdragsforhold — uavhengig av hva kontrakten kaller det. Konsekvensen kan bli krav om arbeidsgiveravgift og etterberegning hos oppdragsgiveren, og et brått avsluttet oppdrag for deg.

Momentene som teller er blant annet hvem som bærer risikoen for resultatet, hvem som holder utstyr, om du kan sette inn en annen til å gjøre jobben, og om du har flere kunder. Har du bare én oppdragsgiver over lang tid, er det verdt en samtale.

Hva koster regnskapsfører for en konsulent?

Dette er bransjen der du bør betale minst for bokføring og mest for rådgivning.

Tallene er veiledende markedsspenn, ikke tilbud. Et par timer rådgivning i året om uttaksstrategi koster typisk mindre enn det du sparer på å gjøre det riktig. Regn på din egen situasjon i priskalkulatoren, og velg gjerne et regnskapsprogram med god fakturering — det er den funksjonen du bruker daglig.

Ofte stilte spørsmål

Er det verdt å ha AS hvis jeg fakturerer under en million?

Det avhenger mindre av omsetningen enn av hva du gjør med pengene. Tar du ut alt til forbruk hvert år, er skattefordelen liten og ENK er enklere. Skal du bygge buffer, jevne ut svingende år eller begrense personlig ansvar, blir AS raskt riktig — også ved lavere omsetning.

Hvor mye lønn bør jeg ta ut fra mitt eget AS?

Det finnes ikke ett riktig svar, men logikken er den samme for de fleste: ta nok lønn til å bygge pensjons- og sykepengerettigheter og til å dekke det du trenger å leve av, og vurder utbytte for resten. Fordi terskelverdiene endres årlig, bør beregningen gjøres på nytt hvert år sammen med regnskapsføreren din.

Kan jeg trekke fra kontorplassen i et kontorfellesskap?

Ja — leie av ekstern kontorplass til virksomheten er en ordinær driftskostnad med fradragsrett, og du får normalt også fradrag for merverdiavgiften hvis utleier fakturerer med mva. Det er ofte enklere dokumentasjonsmessig enn hjemmekontorløsningen.

Må jeg ha regnskapsfører når jeg bare har ti fakturaer i året?

Nei. Med lavt bilagsvolum fører mange konsulenter selv og kjøper bare årsoppgjøret. Det er en fornuftig modell. Men kjøp minst én rådgivningstime i året — det er der pengene ligger, ikke i selve punchingen.

Hva skjer hvis jeg bare har én kunde?

Regnskapsmessig ingenting, men det kan reise spørsmål om du reelt er selvstendig næringsdrivende eller arbeidstaker. Vurderingen gjøres på de faktiske forholdene, ikke på kontraktens overskrift. Har situasjonen vart lenge, bør du få den vurdert — det er oppdragsgiveren som sitter med den største økonomiske risikoen, men det er du som mister oppdraget.