Fradrag i aksjeselskap

Fradragsreglene for et aksjeselskap forveksles ofte med reglene for enkeltpersonforetak, og det er der de dyre feilene starter. Forskjellen er prinsipiell: et AS er et eget skattesubjekt. Selskapets penger er ikke dine penger, og en kostnad som gir deg en personlig fordel blir ikke automatisk fradragsberettiget bare fordi selskapet betalte den. Her er hvordan du plasserer kostnadene riktig — og hvilke poster som pleier å skape trøbbel. Dette er generell informasjon og ikke individuell skatterådgivning; gjeldende satser og beløpsgrenser finner du hos Skatteetaten.

To spørsmål, ikke ett

I et ENK holder det stort sett å spørre om kostnaden er pådratt i næringen. I et AS må du stille to spørsmål til hver eneste utgift:

1. Er kostnaden fradragsberettiget for selskapet? Altså: er den pådratt for å skaffe eller sikre selskapets inntekt? 2. Blir det en skattepliktig fordel for noen? Hvis en ansatt eller aksjonær får en personlig verdi ut av det, skal den fordelen som regel beskattes — som lønn hvis vedkommende jobber i selskapet, eller som utbytte hvis det er en ren eierfordel.

De to svarene er uavhengige av hverandre. En firmatelefon er både fradragsberettiget for selskapet og en skattepliktig fordel for den ansatte. En privat middag kan være ingen av delene, altså verken fradrag eller lovlig uttak, men rett og slett en feilføring som skal rettes.

Dette dobbelte sporet er hele nøkkelen. Forstår du det, faller resten på plass.

Skillet mellom privat og selskap

Den vanligste feilen i små AS er å behandle selskapskontoen som en utvidet lommebok. Konsekvensene er konkrete: kostnaden strykes som fradrag, beløpet behandles som en utdeling til deg, og du sitter igjen med både skatt og et regnskap som må ryddes.

Tre praktiske grep som fjerner det meste av problemet:

• Aldri betal private utgifter fra selskapskontoen. Skjer det ved et uhell, betal tilbake med en gang og noter hva det gjaldt.
• Ta ut penger på en av de to lovlige måtene — lønn eller utbytte. Avveiningen mellom dem er beskrevet i lønn eller utbytte i AS.
• Vær varsom med lån fra selskapet. Lån fra selskapet til personlig aksjonær behandles som hovedregel skattemessig som utbytte.

Firmabil

Bil er den enkeltposten som utløser flest overraskelser i et AS. Hovedprinsippet: bruker du en bil som selskapet eier eller leaser også privat, skal du beskattes for den private fordelen, og fordelen beregnes sjablongmessig ut fra bilens listepris — ikke ut fra hvor lite du faktisk kjører privat.

Selskapet får på sin side fradrag for bilkostnadene, og bilen avskrives etter saldoreglene. For mange små selskaper ender regnestykket likevel med at det er billigere å bruke privatbil og få kjøregodtgjørelse for yrkeskjøringen. Vi går gjennom hele vurderingen i firmabil: skatt og regler.

Hjemmekontor når eieren jobber hjemmefra

Her skiller AS seg tydelig fra ENK. Selskapet kan ikke uten videre «ta fradrag» for et rom i din private bolig, fordi boligen er din, ikke selskapets. To ryddige alternativer finnes:

• Leieavtale mellom deg og selskapet. Selskapet leier rommet av deg til en markedsmessig leie, får fradrag for leien, og du oppgir leieinntekten. Leieinntekt fra eget selskap er som hovedregel skattepliktig for deg som privatperson — sjekk hvordan den skal behandles før du setter opp avtalen.
• Selskapet dekker faktiske kostnader. Da må kostnadene kunne knyttes til selskapets bruk, ellers blir dekningen en fordel som beskattes.

Uansett spor: skriv en avtale, hold leien realistisk, og la styret behandle den. En «leieavtale» som er satt til et beløp du fant på for å tømme selskapet for skattefrie kroner, holder ikke.

Utstyr, telefon og arbeidstøy

• Utstyr og programvare til bruk i virksomheten er fradragsberettiget. Rimeligere utstyr med kort levetid kostnadsføres direkte; dyrere utstyr aktiveres og avskrives. Både beløpsgrensen og avskrivningssatsene per saldogruppe endres — slå dem opp før du bokfører større anskaffelser.
• Mobil og bredbånd dekket av selskapet følger reglene om elektronisk kommunikasjon: selskapet får fradrag, men den ansatte får et sjablongmessig tillegg i inntekten for privat fordel.
• Arbeidstøy gir fradrag når det er uniform eller verneutstyr som ikke egner seg til privat bruk. Vanlige klær gjør det ikke, uansett hvor representativ jobben er.
• Utstyr som tas med hjem og brukes privat kan utløse fordelsbeskatning. Er bruken i hovedsak jobbrelatert, er det normalt uproblematisk.

Representasjon, bevertning og velferd

Dette er kategorien folk tar mest feil om.

Representasjon — det vil si kostnader for å pleie forretningsforbindelser — er som klar hovedregel ikke fradragsberettiget. Det finnes et snevert unntak for enkel bevertning av kunder og forretningsforbindelser, men det gjelder en beløpsgrense per person og krav til hva som serveres. Sjekk gjeldende grenser hos Skatteetaten, og skriv alltid på bilaget hvem som deltok og hva møtet gjaldt. Uten det er saken tapt på forhånd.

Velferdstiltak for ansatte, som julebord og et rimelig sosialt arrangement, står i en annen stilling og kan være fradragsberettiget for selskapet og skattefritt for de ansatte innenfor gitte rammer. Merk et viktig forbehold: velferdstiltak forutsetter normalt at selskapet har flere ansatte. I et enmanns-AS er handlingsrommet trangt, og et «julebord» for deg selv er ikke et velferdstiltak.

Gaver til ansatte kan være skattefrie innenfor beløpsgrenser og på bestemte vilkår, og satsene justeres årlig.

Markedsføring, sponsing og faglig påfyll

• Markedsføring er en ordinær driftskostnad.
• Sponsing er fradragsberettiget i den grad selskapet får en reell reklameverdi tilbake. Sponser du datterens idrettslag uten synlighet eller motytelse, ligner det mer på en gave — og da faller fradraget.
• Kurs og etterutdanning som vedlikeholder kompetansen som brukes i selskapet, er normalt fradragsberettiget. Dekker selskapet utdanning som først og fremst gir den ansatte en ny, personlig kvalifikasjon, kan det bli en skattepliktig fordel.
• Reise i selskapets tjeneste gir fradrag. Kombineres den med ferie, må kostnadene splittes.

De to sidene i praksis

Det som aldri er en kostnad

Noen poster forveksles jevnlig med fradrag, men er det ikke:

• Utbytte. Det er en utdeling av overskudd etter skatt, ikke en kostnad.
• Innskutt aksjekapital. Kapitalen du skjøt inn ved stiftelsen er egenkapital, ikke en utgift.
• Avdrag på lån. Bare rentene er fradragsberettiget; hovedstolen er tilbakebetaling av gjeld.
• Bøter og overtredelsesgebyrer.
• Skatten selv. Betalt selskapsskatt er ikke en fradragsberettiget driftskostnad.

Dokumentasjonen som holder

I et AS er formalitetene en del av fradragsretten, ikke et vedheng:

• Bilag i selskapets navn, ikke i ditt eget.
• Formålsnotat på alt som kan misforstås: bevertning, reise, gaver.
• Skriftlige avtaler mellom deg og selskapet — leie av hjemmekontor, lån, bilordninger.
• Styrevedtak der beslutningen har betydning for eier, slik som utbytte, lønn til daglig leder og avtaler mellom nærstående.

Dette er nettopp den typen vurderinger det lønner seg å ta med en autorisert regnskapsfører én gang, i stedet for å rette opp i tre år etterpå. Veiledende timepris i markedet ligger på 800–1 500 kr, og løpende bokføring på 1 100–3 750 kr per måned. Regn på ditt eget selskap i priskalkulatoren.

Ofte stilte spørsmål

Kan selskapet betale for min PC og mobil?

Ja. Utstyr til bruk i arbeidet er fradragsberettiget for selskapet. Mobil og bredbånd følger reglene om elektronisk kommunikasjon og gir et sjablongmessig tillegg i din inntekt, mens en PC som i hovedsak brukes i jobben normalt er uproblematisk.

Får selskapet fradrag for lunsj når jeg jobber?

Egen mat i vanlig arbeidsdag er privat forbruk. Bevertning av kunder kan være fradragsberettiget innenfor snevre rammer, og kantine- eller velferdsordninger for ansatte følger egne regler.

Hva skjer hvis jeg har ført en privat kostnad som fradrag?

Rett det så snart du oppdager det. Beløpet tilbakeføres, og behandles enten som en tilbakebetaling fra deg eller som en utdeling som skattlegges. Å rette selv er langt billigere enn å bli tatt i en kontroll.

Er regnskapsfører og revisor fradragsberettiget?

Ja, det er ordinære driftskostnader. Om selskapet ditt trenger begge deler, er et eget spørsmål — vi sammenligner rollene i regnskapsfører eller revisor.

Gjelder de samme reglene i et holdingselskap?

Prinsippene er de samme, men et rent holdingselskap har svært få kostnader, og aksjeinntektene følger fritaksmetoden. Se holdingselskap: hva, hvorfor og når det passer.

Vil du ha noen til å gå gjennom fradragene i selskapet ditt? Få tilbud fra inntil tre regnskapsførere og sammenlign.