Kan du føre regnskapet i Excel?

Er det lov å bruke Excel?

Bokføringsloven sier ikke "du må bruke program X". Den stiller krav til resultatet — at bokføringen er korrekt, sporbar og forsvarlig oppbevart. For en helt liten virksomhet med svært få bilag kan et regneark i prinsippet inngå i løsningen.

Men: kravene under gjelder uansett verktøy, og de er tydelig vanskeligere å oppfylle med et rent Excel-ark enn med et dedikert program. Er du usikker på hva som gjelder deg, sjekk hovedreglene hos Skatteetaten.

Kravene reglene stiller

Uansett om du bruker Excel eller et program, må bokføringen tilfredsstille blant annet:

• Sporbarhet — det skal være mulig å følge hver transaksjon fra bilag til regnskap og tilbake (toveis kontrollspor).
• Uforanderlighet — bokførte opplysninger skal ikke kunne endres eller slettes i ettertid uten at det er sporbart.
• Oppbevaring — bilag og regnskapsmateriale skal oppbevares i det antall år loven krever, på en betryggende måte.
• Ordnet dokumentasjon — bilag skal være nummererte, daterte og gjenfinnbare.

Det er uforanderlighetskravet Excel faller på. En celle kan overskrives uten at noen ser at den ble endret — og hvis du ikke kan dokumentere at et bokført tall står urørt, har du et problem den dagen noen spør. Det er den viktigste svakheten, og den lar seg ikke løse med disiplin alene.

Når går det an — og når gjør det ikke det?

Kan være greit: en helt liten virksomhet med svært få transaksjoner, ingen ansatte og ingen mva-plikt, der du har god kontroll og oppbevarer bilagene forsvarlig ved siden av.

Bør du unngå Excel når du:

• er mva-pliktig og skal levere mva-melding terminvis
• har ansatte og lønn (a-melding)
• driver AS med årsregnskap og strengere krav
• har mange bilag der manuell føring lett blir feilutsatt

Jo mer aktivitet, desto større er sjansen for at et regneark svikter på nettopp kravene over — og feilene dukker gjerne opp på det verst tenkelige tidspunktet, midt i et årsoppgjør.

Hvorfor et regnskapsprogram tar bort risikoen

Moderne regnskapsprogrammer (Fiken, Conta, Tripletex, PowerOffice m.fl.) er bygget for å oppfylle bokføringskravene automatisk: de låser bokførte poster, tar vare på bilag digitalt, lager kontrollspor, kobler seg til banken og guider deg gjennom mva og skattemelding. Du slipper å passe på uforanderlighet og sporbarhet manuelt — programmet gjør det for deg.

Kostnaden er typisk noen hundrelapper i måneden. For de fleste er det vel anvendte penger sammenlignet med tiden og risikoen ved å gjøre det i Excel. Vurderingen mellom å føre selv og å sette bort er tema i føre regnskap selv eller bruke regnskapsfører.

Når det lønner seg å sette bort

Sliter du med å holde styr på kravene, bruker mye tid på føring du er usikker på, eller har fått mva, lønn og AS inn i bildet — da er det ofte tid for å sette bort regnskapet. En autorisert regnskapsfører sørger for at kravene er oppfylt og at fristene holdes, mens du bruker tiden på å drive.

Veiledende ligger løpende bokføring for en småbedrift på rundt 1 000–3 500 kr per måned, mens et årsoppgjør for et enkeltpersonforetak koster i størrelsesorden 3 000–6 000 kr. Prisene er kun veiledende — regn ut et estimat, les hva en regnskapsfører koster, eller be to-tre byråer om et konkret tilbud du kan sammenligne.

Ofte stilte spørsmål

Er det lov å føre regnskap i Excel?

Loven forbyr ikke Excel for de aller minste virksomhetene, men bokføringsreglene krever sporbarhet, uforanderlig dokumentasjon og forsvarlig oppbevaring. Et vanlig regneark oppfyller ikke uforanderlighetskravet av seg selv, siden celler kan endres uten spor. For de fleste er derfor et regnskapsprogram tryggere.

Hvorfor er Excel risikabelt for regnskap?

Fordi et regneark kan redigeres fritt, er det vanskelig å dokumentere at bokførte tall ikke er endret i ettertid — noe bokføringsloven krever. I tillegg mangler det automatisk kontrollspor og bilagshåndtering. Et regnskapsprogram låser postene og oppfyller kravene automatisk, og reduserer dermed risikoen for feil.

Når bør jeg gå fra Excel til regnskapsprogram eller byrå?

Når du blir mva-pliktig, får ansatte, driver AS eller får mange bilag, blir kravene for krevende for et regneark. Da lønner det seg å bytte til et regnskapsprogram eller sette bort regnskapet til en autorisert regnskapsfører, som sørger for at kravene og fristene overholdes.