Slik bytter du regnskapsfører

De fleste som vurderer å bytte regnskapsfører, utsetter det altfor lenge. Ikke fordi de er fornøyde, men fordi de tror byttet er komplisert, at regnskapet blir liggende i en skuff hos den gamle regnskapsføreren, eller at de mister historikk. I praksis er et bytte en ganske ordinær forretningsprosess: du sier opp én avtale, inngår en ny, og de to fagfolkene snakker sammen om overleveringen. Under er hele prosessen, i den rekkefølgen den faktisk skjer. Vil du ha alternativer å sammenligne med før du bestemmer deg, kan du få tilbud fra inntil tre regnskapsførere.

Fem tegn på at det faktisk er på tide

Misnøye er ikke alltid en god nok grunn i seg selv. Disse fem er det:

• Du får ikke tall før det er for sent. Om du først ser resultatet for i fjor i juni, kan du ikke styre etter det. Tall som kommer månedlig eller kvartalsvis er et minimum for de fleste.
• Du får ikke svar. En e-post om mva-håndtering som blir liggende i to uker er ikke en detalj — det er en risiko, fordi frister ikke venter.
• Fristene glipper. Ett forsinket årsregnskap kan skje. To er et mønster, og gebyrene løper på deg som eier, ikke på regnskapsføreren.
• Regningen er uforutsigbar. Du får fakturaer du ikke kan forklare, uten spesifikasjon av timer eller bilag.
• Du har vokst fra dem. Regnskapsføreren som passet da du var alene i et ENK, er ikke nødvendigvis riktig når du har fem ansatte, lønnskjøring og prosjektregnskap.

Er det bare ett punkt som gjelder, er ofte det billigste grepet et ærlig møte der du sier hva du trenger. Er det tre eller flere, er det som regel strukturelt — og da fikser ikke en samtale det.

Start med avtalen din, ikke med å ringe rundt

Det aller første du bør gjøre er å finne fram oppdragsavtalen. Autoriserte regnskapsførere skal ha en skriftlig oppdragsavtale med deg, og det er den som styrer hva som gjelder. Se særlig etter:

• Oppsigelsestid. Tre måneder er vanlig, men det varierer. Fristen løper ofte fra utgangen av måneden du sier opp i.
• Bindingstid. Sjeldnere, men forekommer — særlig når regnskapsføring er pakket sammen med et regnskapsprogram eller lisenser.
• Hva som skjer ved avslutning. Enkelte avtaler har et honorar for avslutningsarbeid, uttrekk av data eller ferdigstilling av perioden.
• Hvem som eier programvarelisensen. Dette er den mest oversette detaljen. Står lisensen i regnskapsførerens navn, følger den ikke automatisk med deg.

Si alltid opp skriftlig, med dato, og be om en bekreftelse tilbake. Muntlige oppsigelser i et møte skaper uenighet om når fristen begynte å løpe.

Regnskapsmaterialet er ditt

Dette er den vanligste bekymringen, og den er stort sett ubegrunnet: regnskapsmaterialet tilhører deg som oppdragsgiver. Regnskapsføreren har ført det, men du eier det — og du har oppbevaringsplikt for det, uansett hvem som har hatt det liggende. Be konkret om denne pakken:

• Fullstendig hovedbok og saldobalanse for inneværende og tidligere år
• Alle bilag i den formen de foreligger (digitalt eller fysisk)
• Åpne poster: ubetalte kundefordringer og leverandørgjeld på overføringstidspunktet
• Avskrivningsoversikt og saldogrupper for driftsmidler
• Lønnshistorikk, feriepengegrunnlag og innrapporterte a-meldinger hvis du har ansatte
• Innsendte skattemeldinger, næringsspesifikasjon og årsregnskap
• For AS: aksjeeierbok og innsendte aksjonærregisteroppgaver
• Kontoplanen slik den er satt opp, så ny regnskapsfører kan videreføre eller rydde bevisst

Én ting stopper overleveringer oftere enn alt annet: ubetalte fakturaer. Gjør opp mellomværendet før du ber om utlevering, så unngår du en unødvendig konflikt om noe som egentlig handler om penger.

Når på året bør du bytte?

Det finnes ikke ett riktig svar, men noen tidspunkter er tydelig ryddigere enn andre.

Et praktisk råd: si opp i god tid før du trenger byttet, ikke etter. Med tre måneders oppsigelse må du si opp i september for å være i gang med ny regnskapsfører fra nyttår.

Slik foregår overleveringen i praksis

1. Du finner og leser oppdragsavtalen. Noter oppsigelsestid og eventuelle avslutningskostnader. 2. Du henter inn alternativer. Snakk med to eller tre, ikke bare én. Regn på hva du bør betale i priskalkulatoren før du går i samtaler, så du kjenner nivået. 3. Du velger ny regnskapsfører og signerer oppdragsavtale. Gjør dette *før* du sier opp, slik at du aldri står uten noen som fører regnskapet. 4. Du sier opp skriftlig. Angi ønsket sluttdato og be om bekreftelse. 5. Ny regnskapsfører kontakter den gamle. Dette er normalt, og du skal slippe å være postkasse mellom dem. Ny regnskapsfører gjennomfører også kundekontroll etter hvitvaskingsregelverket. 6. Data og bilag overføres. Ny regnskapsfører leser inn saldobalanse og åpne poster, og avstemmer inngående balanse mot det som faktisk står i bank og reskontro. 7. Du oppdaterer fullmakter. Altinn-roller, tilgang til bankkonto for betalingsforslag og eventuelle tilganger i regnskapssystemet må flyttes. Husk å fjerne de gamle tilgangene.

Punkt 7 er det folk glemmer. Gamle Altinn-fullmakter som blir stående er både et sikkerhetsproblem og en kilde til forvirring om hvem som egentlig skal levere hva.

Sjekkliste før du signerer med den nye

• Er regnskapsføreren autorisert? Sjekk det, ikke anta det. Les mer om hva en regnskapsfører faktisk har ansvar for.
• Hvilket regnskapsprogram brukes, og hvem eier lisensen — du eller de?
• Hvem er din faste kontaktperson, og hvem tar over i ferier?
• Hva er responstiden på e-post, konkret uttrykt i dager?
• Er prisen fastpris eller timepris, og hva er inkludert? Er årsoppgjøret med, eller kommer det i tillegg?
• Hvor ofte får du rapporter, og i hvilken form?
• Hva koster det å avslutte hos dem, hvis du en dag skulle ønske det?

Spør spesielt om det siste punktet. En regnskapsfører som svarer greit og konkret på hvordan du kommer deg ut, er som regel en som ikke er redd for at du skal ville det.

Hva koster det å bytte?

Selve byttet er sjelden den store kostnaden. Det du kan møte er et avslutningshonorar hos den gamle for uttrekk og ferdigstilling, og noen timer oppstartsarbeid hos den nye for å legge inn inngående balanse, kontoplan og åpne poster. Til orientering ligger veiledende timepris i markedet på om lag 800–1 500 kr, og oppstarten er ofte snakk om noen få timer for et lite selskap med ryddige tall.

Sammenlign dette mot hva du betaler løpende. Veiledende spenn i markedet er 1 100–3 750 kr per måned for løpende bokføring, og 3 000–6 000 kr for årsoppgjør i et ENK mot 6 000–12 000 kr for et AS. Er du i øvre sjikt uten å få mer igjen for det, tjener byttet seg ofte inn på under et år. Full oversikt finner du i prisguiden.

Tre fallgruver å styre unna

Å si opp før du har noen ny. Da forhandler du fra svak posisjon og risikerer et hull i bokføringen.

Å bytte midt i årsoppgjøret. Ingen liker å ferdigstille et årsoppgjør de ikke har ført selv, og du betaler for at noen skal sette seg inn i andres arbeid.

Å ikke avstemme inngående balanse. Feil som følger med over i det nye systemet, blir dine feil. Be den nye regnskapsføreren bekrefte skriftlig at inngående balanse er avstemt mot bank og reskontro.

Ofte stilte spørsmål

Kan regnskapsføreren nekte å utlevere regnskapet mitt?

Regnskapsmaterialet er ditt, og utgangspunktet er at du skal få det. I praksis er det ubetalte fakturaer som skaper de fleste låste situasjonene, så gjør opp mellomværendet først. Blir det likevel stående fast, tar du det opp skriftlig med henvisning til oppdragsavtalen.

Hvor lang oppsigelsestid har jeg?

Det står i oppdragsavtalen din — tre måneder er vanlig, men det finnes både kortere og lengre. Fristen regnes ofte fra utgangen av måneden du sier opp i, så en oppsigelse 2. mars og 30. mars kan gi samme sluttdato.

Må jeg si fra til Skatteetaten eller Brønnøysund at jeg har byttet?

Du melder ikke selve byttet, men du må rydde i fullmakter og roller i Altinn, slik at riktig part kan levere mva-melding, a-melding og skattemelding på dine vegne. Gjør dette samtidig som byttet, ikke etterpå.

Mister jeg historikken min?

Nei, forutsatt at du henter ut alt. Selv om ny regnskapsfører bare leser inn inngående balanse og åpne poster, skal du ha hele hovedboken og bilagene for tidligere år — du har oppbevaringsplikt for dem uansett hvem som fører regnskapet ditt nå.

Bør jeg heller føre regnskapet selv?

Det kan være et reelt alternativ hvis du har få bilag og god orden. Vi har sammenlignet de to modellene i regnskapsprogram eller regnskapsfører — og en mellomting, der du fører selv og setter bort årsoppgjøret, passer overraskende mange.

Er du klar til å se hva alternativene faktisk koster? Få tilbud fra inntil tre regnskapsførere og sammenlign i ro og mak.