Beste regnskapsprogram for små bedrifter

Søker du opp «beste regnskapsprogram», får du en rekke lister som rangerer de samme fem–seks programmene i litt ulik rekkefølge. Problemet med de listene er at de later som spørsmålet har ett svar. Det har det ikke. Et program som er perfekt for et enkeltpersonforetak med tolv fakturaer i året, er direkte upraktisk for et AS med ni ansatte og timeføring på prosjekt.

Denne guiden snur derfor på det. Vi starter med spørsmålene som faktisk avgjør valget, gir deg en sammenligning på tvers, og går deretter gjennom hva de fem mest aktuelle programmene er gode til — og hva de ikke er gode til.

> Om priser: Vi oppgir bevisst ikke månedspriser. Leverandørene endrer prislister, pakker om moduler og kjører kampanjer, og en pris i en artikkel er utdatert før du leser den. Vi beskriver prisnivå kvalitativt, og du sjekker aktuell pris hos leverandøren.

Fire spørsmål som avgjør valget

Før du sammenligner funksjonslister, svar på disse:

1. Har du ansatte? Lønn og a-melding er den funksjonen som skiller enkle programmer fra fullverdige. Skal du kjøre lønn, halveres utvalget umiddelbart.

2. ENK eller AS? Et AS skal levere årsregnskap til Regnskapsregisteret og har strengere krav til dokumentasjon. Et ENK har enklere behov. Se skattemelding for næringsdrivende for hva som faktisk kreves av hver form.

3. Hvor mye vil du gjøre selv? Skal du føre alt selv, vekter du brukervennlighet høyest. Skal en regnskapsfører gjøre jobben, vekter du samarbeidsfunksjoner og hvilket system regnskapsføreren faktisk bruker.

4. Hva mer enn regnskap trenger du? Timeføring, prosjekt, reiseregning, lagerstyring, nettbutikkintegrasjon. Det er her prisene og kompleksiteten skiller lag.

Svarer du «ingen ansatte, ENK, gjør alt selv, trenger bare faktura» — så har du allerede utelukket halve markedet, og du bør velge det enkleste som finnes. Svarer du motsatt, betaler du gladelig mer for et system som holder når du vokser.

Sammenligning i korte trekk

Tabellen er en grovsortering, ikke en dom. Alle fem er kompetente, norske eller norsktilpassede systemer med bankintegrasjon og støtte for MVA-melding.

Fiken — den lave terskelen som holder lenge

Fiken er laget for små bedrifter og enkeltpersonforetak, og det merkes på hele opplevelsen. Språket er norsk og forklarende, veiledningen er innebygd, og du kan komme i gang uten regnskapsforståelse.

Styrker: - Enkleste vei fra «jeg har aldri ført regnskap» til et korrekt ført år - Sterk på fakturering, bilagsflyt og MVA-melding - God dokumentasjon og hjelp underveis — du lærer mens du fører - Egner seg utmerket for delt ansvar: du fører selv, regnskapsfører tar årsoppgjør

Vær klar over: - Er du et AS i vekst med prosjektregnskap, timeføring og komplisert lønn, vokser du fra det - Mindre modulrikt enn de store alt-i-ett-systemene

Passer for: ENK og små AS der eieren vil gjøre mest selv og holde kostnaden nede. Les mer på Fiken-siden vår.

Conta — billigst inn, enklest å prøve

Conta er kjent for enkel fakturering og en svært lav inngangsterskel. For en nystartet virksomhet som først og fremst trenger å få sendt faktura og holde bilagene ryddige, gjør det jobben.

Styrker: - Lav pris og rask oppstart - Fakturering er hovedstyrken - Egnet for enkel drift med få bilag

Vær klar over: - Enklere funksjonalitet enn de store systemene - Vokser du, blir det som regel behov for å bytte — og et bytte koster tid

Passer for: nystartede ENK og enkeltpersoner med lite volum. Se Conta-siden.

Tripletex — alt-i-ett for bedrifter som vokser

Tripletex er et komplett forretningssystem, ikke bare et regnskapsprogram. Regnskap, fakturering, lønn, timeføring, prosjekt og reiseregning ligger i samme løsning, og det er blant de mest utbredte systemene i Norge.

Styrker: - Alt henger sammen: en time ført på et prosjekt følger hele veien til faktura og regnskap - Fullverdig lønn med a-melding - Sterk bankintegrasjon og høy grad av automatisk bokføring - God tilgangsstyring — du og regnskapsføreren jobber i samme data samtidig - Stort økosystem av integrasjoner

Vær klar over: - Mer system enn de aller minste trenger - Prisen bygges opp av moduler — regn på totalen, ikke grunnpakken

Passer for: AS i vekst, virksomheter med ansatte, timeføring eller prosjekt. Mer på Tripletex-siden.

PowerOffice Go — bygget for samarbeid med byrå

PowerOffice Go er spesielt utbredt hos regnskapsbyråer, og det er nettopp poenget. Systemet er designet for at bedriften og byrået skal jobbe i samme løsning med hver sin rolle.

Styrker: - Sterkest på arbeidsdelingen bedrift ↔ regnskapsbyrå - Solid på lønn, timeføring og reiseregning - God app for å godkjenne bilag og føre timer underveis - Stor utbredelse blant autoriserte byråer, så det er lett å finne noen som kan det

Vær klar over: - Settes ofte opp og driftes gjennom et byrå — mindre aktuelt hvis du vil gjøre alt helt selv - Litt mer å sette seg inn i enn de enkleste programmene

Passer for: bedrifter som vil at en profesjonell tar hovedjobben, men som vil ha full innsikt selv. Mer på PowerOffice Go-siden.

Visma eAccounting — det etablerte valget

Visma er en av de største aktørene innen økonomisystemer i Norden, og eAccounting er skyløsningen deres rettet mot små og mellomstore bedrifter.

Styrker: - Del av et stort, etablert økosystem med mange moduler å vokse inn i - God dekning av bokføring, faktura, MVA og bankavstemming - Bredt støttet hos regnskapsførere og integrasjonspartnere

Vær klar over: - Visma har flere produkter med lignende navn — sørg for at du havner på riktig nivå for din størrelse - Oppleves som mer «system» enn de aller enkleste alternativene

Passer for: SMB-er som vil ha et trygt, etablert valg med rom for å vokse. Mer på Visma-siden.

Det som teller mer enn funksjonslisten

Her er en observasjon som sjelden står i sammenligningsartikler: for de fleste små bedrifter betyr det mer hvilket program regnskapsføreren din bruker, enn hvilket program som scorer best i en test.

Grunnen er praktisk. Jobber dere i samme system, ser regnskapsføreren bilagene dine i sanntid, kan rette feil før de blir årsoppgjørsproblemer, og trenger ikke å be deg eksportere filer frem og tilbake. Sitter dere i hvert deres system, blir samarbeidet en manuell filutveksling som koster tid — og du betaler for den tiden.

Konsekvensen er en litt uvant rekkefølge: finn regnskapsføreren først, programmet etterpå. Eller i det minste — velg blant programmer som regnskapsførere i ditt område faktisk jobber i. Vi matcher deg med autoriserte regnskapsførere basert på blant annet hvilket regnskapsprogram du bruker eller vurderer — få tilbud her.

En annen ting som ofte overses: regnskapsførere har gjerne partneravtaler på programlisensene. Det betyr at totalprisen for program pluss føring kan bli lavere enn å tegne abonnementet selv og betale for tjenesten i tillegg. Spør alltid om samlet pris.

Slik bytter du program uten å miste historikk

Skal du bytte, gjør det ryddig:

1. Bytt ved et årsskifte hvis du kan. Å bytte midt i et regnskapsår gir to sett tall for samme år. 2. Ta ut fullstendig eksport fra det gamle systemet: hovedbok, saldobalanse, kundeliste, leverandørliste, åpne poster og alle bilag. 3. Arkiver bilagene. Oppbevaringsplikten for regnskapsmateriale gjelder uansett hvilket system du bruker — og den følger ikke abonnementet ditt. 4. Legg inn korrekte åpningsbalanser i det nye systemet, og avstem mot fjorårets sluttbalanse. 5. Kjør parallelt en periode hvis du er usikker. 6. Si opp det gamle abonnementet først når du har verifisert at alt er hentet ut.

Punkt 3 er den som gir sure overraskelser. Mister du tilgang til et skysystem uten å ha hentet ut bilagene, har du fortsatt oppbevaringsplikt — men ikke lenger dokumentasjonen.

Hva koster det å få hjelp i tillegg?

Veiledende markedsspenn hos autoriserte regnskapsførere: 1 100–3 750 kroner per måned for løpende bokføring, 3 000–6 000 kroner for årsoppgjør i et ENK og 6 000–12 000 kroner for et AS. Timepris ligger veiledende på 800–1 500 kroner. Regn på ditt eget tilfelle i priskalkulatoren.

En vanlig og fornuftig modell for små bedrifter: du fører selv i et enkelt program, og kjøper årsoppgjør pluss et par timer rådgivning. Da betaler du for kompetansen der den faktisk er verdt mest, uten å betale for bilagsregistrering du kan gjøre på egen hånd.

Ofte stilte spørsmål

Finnes det et gratis regnskapsprogram som holder?

Det finnes gratisnivåer og svært rimelige alternativer som dekker fakturering og enkel bokføring. For et lite enkeltpersonforetak med få bilag kan det være nok. Så snart du har ansatte, MVA-registrering eller mange bilag, går tidsbruken opp mer enn du sparer i lisens.

Kan jeg føre regnskapet i Excel i stedet?

Regelverket krever at bokføringen er sporbar, at bilag er knyttet til postene og at materialet oppbevares i den lovpålagte perioden. Excel gjør ikke dette umulig, men det gjør det lett å bryte kravene uten å merke det. For MVA-registrerte virksomheter frarådes det.

Må jeg bruke samme program som regnskapsføreren min?

Ikke må, men det er klart enklest. Jobber dere i samme system, slipper dere manuell filutveksling, og regnskapsføreren kan rette ting løpende. Det er derfor du bør spørre hvilke systemer aktuelle regnskapsførere jobber i, før du binder deg til ett program.

Hva skjer med regnskapsdataene mine hvis jeg slutter å betale for et skyprogram?

Tilgangen kan bli begrenset, mens oppbevaringsplikten din består. Hent alltid ut full eksport av hovedbok, saldobalanse og bilag før du sier opp et abonnement, og lagre det trygt.

Er det store forskjeller i hvor godt programmene håndterer MVA?

Alle de nevnte programmene produserer MVA-melding. Forskjellene ligger i hvor mye de hjelper deg med riktige avgiftskoder ved import, delt virksomhet og kjøp fra utlandet. Har du slike forhold, er det verdt å teste konkret før du velger — eller la en regnskapsfører sette opp kontoplanen for deg.